Consejos prácticos para el ámbito profesional y personal. Unsplash.

Vivimos en un mundo muy competitivo, y ello se refleja en todos los ámbitos, incluyendo el personal pero especialmente dentro del mercado laboral.

De entre las múltiples cualidades que suelen ser exigidas y apreciadas, una de las que las empresas más tienen en cuenta es la productividad y eficiencia del sujeto (cuánto puede hacer en el menor tiempo posible). Es un factor que se tiene en cuenta no solo en la contratación sino durante el desempeño de un puesto de trabajo. Asimismo, con el paso del tiempo esta productividad debería ir en aumento a medida que la persona va adquiriendo experiencia.

Pero a menudo nos puede sobrevenir la duda de si estamos siendo lo suficientemente productivos, así como la intención de mejorar nuestra eficacia y productividad. ¿Cómo ser más productivo? Veámoslo a lo largo de este artículo.

Consejos para ser más productivo

Nuestra productividad y eficacia sea en el trabajo o en cualquier otro aspecto de nuestra vida depende de una gran cantidad de factores.

La motivación que tengamos es una de ellas, pero no la única: nuestra capacidad de organización y concentración, el cómo manejemos la realización de tareas y la capacidad para aceptar y reaccionar a los cambios son otros de los múltiples elementos o factores que influyen en ella. Es por ello que de cara a ser más productivos y eficaces, resulta de utilidad tener en cuenta las siguientes consideraciones.

1. ¿Qué vas a hacer hoy? Planifica y organiza el día

Si lo que pretendemos es incrementar nuestra productividad, lo primero es organizarse.

Si bien en casi todos los empleos debemos ser capaces de adaptarnos a cambios y en algunos ámbitos los planes pueden cambiar por completo de un momento para otro, lo cierto es que es imprescindible tener una idea clara de a qué vamos a dedicar nuestro tiempo de trabajo y de qué manera planeamos hacerlo. Puede ser de utilidad hacer una lista o un checklist si así lo necesitamos. En este sentido es fundamental no agobiarse: es posible que no acabemos todas las tareas que teníamos planeadas.

También debemos tener en cuenta que siempre va a haber imprevistos, de modo que a la hora de planificar iría bien tener en cuenta la posibilidad de que algo vaya mal, dure más de lo planeado o surjan otras tareas intermedias a realizar. Resulta recomendable que a nuestro cálculo aproximado de cuánto deberíamos tardar en hacer algo le añadamos además la mitad o al menos un 20% extra del tiempo calculado.

2. Aprende a priorizar

Más allá de tener claro que vamos a hacer a lo largo del día, de cara a mejorar nuestra productividad va a ser necesario que seamos capaces de priorizar qué debe hacerse en primer lugar: qué corre más prisa y qué es más importante (por ello es tan importante organizarse antes y no dejar lo más relevante para el final).

Obviamente las tareas menos urgentes y poco importantes deberíamos dejarlas para después. Una excepción podría ser la que se produciría si nos quedamos bloqueados con una tarea o esta depende de que otros acaben la suya, en cuyo caso podemos ir haciendo otras tareas para aprovechar el tiempo, a poder ser más simples, de manera que ganemos confianza y nos quitemos trabajo para después.

3. Divide las tareas: haz simple lo complejo

Especialmente cuando la tarea a acometer incluye una gran cantidad de elementos y es de gran complejidad, resulta conveniente intentar separarla en diferentes pasos o subtareas más simples y cortas.

De esta manera conseguimos organizarnos de manera que la tarea a realizar resulte mucho más manejable y se disminuye el nivel de dificultad que supone.

4. Elimina distractores

Con esto no queremos decir que te aísles por completo del mundo, pero sí que intentes bloquear o quitar de enmedio estímulos que puedan atraer tu atención cuando estás ocupado en otra cosa.

Por ejemplo, ponte cascos para anular el ruido ambiental si trabajas con un ordenador, quita de la mesa las cosas que no necesites o trabaja en lugares donde la temperatura, la luz y el ruido sean en la medida de lo posible estables y sin que generen interrupciones. No trabajes frente a un televisor (a menos que sea parte de tu trabajo), deja tu móvil a un lado y no mires cada cinco minutos el correo.

5. Una cosa a la vez

Es natural y muy habitual que mientras estemos realizando una tarea estemos pensando en cómo haremos la siguiente, e incluso que intentemos hacer varias cosas a la vez. Con la posible excepción de las más simples, no suele funcionar: hacer varias cosas a la vez es el mejor camino para hacerlas mal y tener que repetirlas, además de poder invertir menos recursos en cada una de las tareas y enlentecerte.

Así pues lo más aconsejable (salvo con las tareas automatizadas), es centrarse en una única cosa cada vez de tal manera que podamos dirigir toda nuestra atención y recursos a llevarla a cabo, algo que sin duda va a permitir que se lleve a cabo de manera más ágil y productiva.

6. Acepta tus errores y aprende de ellos

Todos cometemos errores en alguna ocasión, por mucho que nos pueda molestar reconocerlo. Pero las personas que se queden atrapadas en ellos y no sean capaces de aceptarlos verán su productividad bastante disminuida. Errar es humano, y es una oportunidad para aprender.

En este sentido también hay que comentar que darse cuenta de los errores está bien, pero si queremos mejorar nuestra productividad también deberemos intentar buscar métodos para suplirlos o de lo contrario podríamos volver a caer una y otra vez en ellos.

De este modo, una manera de mejorar nuestra productividad es en primer lugar valorar y analizar en qué nos equivocamos o que partes de nuestro trabajo flojean más con el fin de poder trabajar en ellos. Se trata de aprender de la experiencia y poder actuar en consecuencia, sin martirizarnos aunque asumiendo nuestra responsabilidad.

7. Haz pequeñas pausas

El ser humano no puede estar constantemente concentrado en una tarea, dado que nuestros recursos mentales son limitados. Aunque pueda parecer contrario a la idea de aumentar la productividad, resulta recomendable hacer pequeñas pausas de unos pocos minutos de vez en cuando, de manera que nuestro nivel de energía pueda mantenerse durante más tiempo al irse restaurando de vez en cuando.

Ahora bien, estos parones deben ser cortos y no excesivamente frecuentes, y no deberían realizarse cuando se esté plenamente concentrado en una tarea. Aproximadamente una pausa de cinco a diez minutos por cada hora sería lo más conveniente.

8. Entrena tus capacidades y fórmate

Un punto importante a la hora de incrementar la productividad pasa por la idea de entrenar las propias capacidades a través de diversos medios. Elementos como la disciplina, la capacidad de reacción, la flexibilidad y la fuerza de voluntad pueden llegar a desarrollarse a través de técnicas como el Mindfulness, el ejercicio físico o la práctica de ejercicios de estimulación cognitiva.

También resulta de interés formarse de manera continuada, aprendiendo sobre el ámbito en el que estemos trabajando aunque no se nos requiera. Con ello podríamos llegar a aprender nuevas técnicas o métodos que pueden mejorar nuestra efectividad y rendimiento, además de poder suponer un valor añadido para nuestra empresa.

9. Reconócete y prémiate

Es importante valorar y reconocer nuestro esfuerzo y nuestro trabajo, aunque consideremos que lo que hemos hecho sea simple. No estamos diciendo que hagamos un ejercicio de narcisismo, pero sí que nos permitamos sentirnos satisfechos de nosotros mismos si creemos que hemos dado lo mejor de nosotros mismos.

También es recomendable ser capaz de autorreforzarse y premiarse sea con comentarios positivos, realizando actividades agradables para nosotros al acabar la jornada o incluso darnos algún capricho de vez en cuando.

10. Come y duerme bien

Un punto importantísimo para mejorar la productividad es la de comer y dormir correctamente. Una buena nutrición y las suficientes horas de sueño nos pueden permitir rendir al máximo, mientras que la falta de sueño, pasar hambre o no estar bien nutrido reducirá nuestra potencial en gran medida.

11. Desconecta fuera del trabajo

La mayoría de nosotros tenemos una vida estresante marcadas por fechas de entrega, objetivos o límites de tiempo, algo que aunque para algunos es estimulante a la larga puede ir reduciendo nuestras energías y afectar a nuestra productividad.

Además de ello, hay que recordar que no somos solo nuestro trabajo, si no que lo laboral es solo una de las facetas de nuestra vida.

Es importante estar a lo que estamos en el trabajo, pero también lo es el hecho de ser capaz de desconectar de él cuando no estamos en la consulta/oficina/lugar de trabajo. Descansar y cuidar nuestra vida personal y nuestro ocio (no viene mal tener un hobby) es algo necesario que permite equilibrar nuestras energías de tal manera que podamos disponer de ellas cuando estemos en el entorno laboral, incrementando nuestra capacidad para ser productivos.

12. Reconoce tus propios límites

Tal vez se trate del elemento más contraintuitivo de todos los que se indican en este artículo, pero lo cierto es que ser capaz de conocer cuáles son nuestros límites nos sirve para mejorar nuestra productividad.

En este sentido, en primer lugar reconocer qué recursos tenemos y hasta dónde podemos llegar nos ayuda a planificarnos, así como a no asumir un exceso de tareas y exigencias que no podemos abarcar y que a la larga conducen a la sobresaturación, la frustración y la pérdida de productividad.

Asimismo, el hecho de tenerlos localizados nos permite también intentar entrenar y fomentar nuestros recursos a un ritmo adecuado para con el tiempo ir poco a poco aumentando en la medida de lo posible nuestra capacidad y así asumir más responsabilidades sin disminuir nuestra productividad

Referencias bibliográficas:

  • Nelson, D. (1980). Frederick W. Taylor and the Rise of Scientific Management. University of Wisconsin Press.