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La inadecuada organización del tiempo es una de las fuentes de estrés y ansiedad más comunes que podemos sufrir las personas, pero, por suerte, tenemos capacidad de administrarlo.

Ser conscientes de que poseemos ese poder mejora nuestro bienestar y calidad de vida de forma notable. Y aunque no siempre nos resulta fácil hacerlo, seleccionar prioridades y objetivos, delegar tareas, decir “no” en el momento apropiado… éstas son acciones que pueden favorecer nuestro equilibrio emocional y pueden librarnos de la frustración.

Consejos para gestionar el tiempo

Con un esquema inteligente de Sergio Fernández sobre productividad y administración del tiempo, esta semana, M.ª Teresa Mata, psicóloga del Instituto de Asistencia Psicológica y Psiquiatrica Mensalus lanza una reflexión sobre la gestión de prioridades y la persecución de propósitos vitales.Ilustra Ana Dorado.

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“No tengo tiempo” es una sensación que, en algún momento, todos hemos verbalizado...

Cierto. Y fijaros: disponer de más tiempo es imposible.La buena noticia es que tenemos en nuestras manos la capacidad de administrarlo. Gestionar el tiempo sí es real. Esto es algo que, cuando lo descubrimos, nos hace sentir tremendamente poderosos.

Aunque cueste creerlo, no todo es prioritario. Ahora bien. Decir “no” es una tarea mucho más complicada de lo que parece. De no ser así, dejaríamos de sobrecargar nuestras agendas de aparentes imprescindibles. Soltar, frenar, rechazar y delegar son acciones que requieren de un entrenamiento, un entrenamiento relacionado con la elección de objetivos y la conservación de energía vital.


¿Qué debe considerar esta elección?

La gestión de prioridades es importante que sea fiel a los propósitos vitales. Por este motivo, escuchar cuál es nuestra voluntad facilita el establecimiento de límites y la manifestación del derecho a deshacernos de “lo superfluo” (aquello que, en un principio, señalamos como “debo” y, tras valorar el grado de costes y beneficios, catalogamos de “no lo quiero”). 

Estamos acostumbrados a funcionar sometidos a constantes distracciones e interrupciones fruto de exigencias externas y, no lo neguemos, autoexigencias (“quiero estar en todo”). Asimismo, a menudo “regalamos” tiempo vital a tareas que no nos recompensan (“para lo que me cuesta, ¿vale la pena?”). Ser organizados mentalmente es primordial para vivir el tiempo, saborearlo, y no competir a diario (“siento que no llego”).El famoso “siento que no llego” es una fuente de ansiedad. 

¿Cómo podemos ganarle la batalla?

Un concepto interesante es el de “cortafuegos”: indicadores que nos fuerzan a terminar la tarea. El peor enemigo del cortafuegos es el perfeccionismo. Saciar sus ansias se traduce en un pozo sin fondo, en un “ladrón” de tiempo vital. Trabajar bien es distinto a vivir para trabajar, por ello las tareas tienen que aceptar parte de imperfección. De lo contrario, demoraremos el siguiente objetivo y, por supuesto, sentiremos que no podemos con todo. En este sentido, posponer y retardar es un lastre para la productividad. Cualquier decisión implica una pérdida, por pequeña que sea. Asumirla es la que nos convierte en personas libres y nos descarga de la exigencia indeseada.

¿Qué otros aspectos suman ansiedad?

Nuevamente, pensamientos relacionados con las tareas pendientes (“me tengo que acordar”). Anotar la tarea (y, aprovechando las nuevas tecnologías, asociarla a un aviso) es una recomendación conocida por todos. Aún así, no dedicamos suficiente tiempo a la planificación y organización realista de la agenda. ¿Por qué? Posiblemente debido a la famosa creencia de “debo, debo y debo”.

Dicho esto. Podemos poner en marcha muchos sistemas de organización, más o menos visuales, más o menos sofisticados (Ej.: “haz listas, crea filtros, pon el teléfono en silencio, señala por colores, elimina e-mails, revisa las tareas del mes”, etc.) pero, el permitirnos será el elemento que verdaderamente decida si somos o no productivos (si abarcamos un nivel de trabajo/exigencia coherente).

¿Qué más podemos hacer para recordar que, el hecho de no tener tiempo, es simplemente una sensación?

Demostrarnos que es así. ¿Has intentado decir “no” a peticiones inesperadas, planes aparentemente atractivos que se transforman en auténticas partidas de Tetris imposibles de encajar, reuniones en las que se charla más que se trabaja, desayunos que se alargan, tareas delegables (“tengo que ir/hacerlo yo”), etc.? Este es un buen modo de empezar.Por otro lado, el “no tengo tiempo” se convierte incluso en una excusa para no parar y pensar en todo lo que está de más en nuestra vida. Poner fecha de caducidad a “lo que sobra” es el primer escalón.

Desde el Coaching y la Psicoterapia dibujamos los pasos necesarios para conseguirlo. Hoy, para empezar el año, nos quedamos con un esquema muy gráfico e inteligente. Esperamos que os resulte útil.