En el ámbito empresarial es muy importante tener un meticuloso registro de todo el dinero que entra y sale de la organización, y cuanto se prevé gastar en el futuro.

Una catálogo de cuentas es un tipo de documento que sirve para cumplir con este fin y, si bien puede parecer un simple papel o archivo digital donde se ponen números, lo cierto es que son fundamentales para toda empresa que desee seguir manteniéndose a flote.

Veamos más a fondo qué son, cómo se elaboran, qué tipos de códigos usan y cuál es su estructura.

¿Qué es un catálogo de cuentas?

Una catálogo de cuentas es un documento que es usado para registrar las operaciones de una organización. Es decir, sirve para establecer cuál es la estructura de la empresa a la hora de contabilizar las actividades del negocio.

Este tipo de documentos son muy importantes en el ámbito de la contabilidad, dado que facilitan enormemente el registro de las transacciones económicas, sistematizando todo tipo de gasto e ingreso que se haya realizado. Normalmente, los catálogos de cuentas se organizan siguiendo el siguiente orden: activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos.

Las normativas de cada país hacen que las empresas dispongan de un grado de libertad variable a la hora de elaborar este tipo de documentos, ajustándolos a sus necesidades y forma más conveniente a su realidad empresarial. El tamaño del catálogo dependerá siempre de lo complejo que sea el negocio.

¿Cuáles son sus principales ventajas?

Gracias a que este tipo de documentos suelen ser muy flexibles, los trabajadores de la empresa pueden llevar un registro de toda operación de la misma de forma rigurosa, teniendo en cuenta cualquier cambio en la entrada y salida de dinero de la organización.

También, gracias a haber un registro, ya sea en formato papel como en digital, se tiene un documento que demuestra cómo se está dando el flujo del dinero en la empresa, tanto cuando entra como cuando sale, especificando en qué forma lo está haciendo y en qué cantidad. Gracias a ello, en caso de hacer presupuestos para fines varios, es posible hacer una estimación mucho más precisa de lo que se va a necesitar o se va a gastar.

¿Cómo se elabora?

A la hora de diseñar un catálogo de cuentas es muy importante averiguar qué transacciones se están dando en el negocio. De esta forma se tendrán datos suficientes de la administración de la compañía.

Además, debido a que cada país tiene una normativa diferente con respecto a la organización de la empresa e impuestos asociados (como el IVA o el IRPF), es importante ver las reglamentaciones vigentes y ver si la empresa tiene algo pendiente que solucionar.

Un aspecto muy importante a la hora de elaborar un catálogo de cuentas es el de que debe aceptar modificaciones en el futuro, dado que siempre puede ocurrir que se haya cobrado o pagado por un servicio que al final no se ha prestado o se hayan introducido de forma errónea algunos datos.

Durante la recogida de datos, es muy importante tener en cuenta los siguientes aspectos de la empresa:

  • Datos financieros por departamento.
  • Proyectos.
  • Datos regionales.
  • Obligaciones tributarias.
  • Fuentes de ganancias más importantes.

Para facilitar el manejo de los datos por parte de contadores y tenedores de libros de cuenta, en los catálogos de cuentas es habitual usar la siguiente codificación:

  • 1-000X para activos.
  • 2-000X para pasivos.
  • 3-000X para capital.
  • 4-000X para ingresos.
  • 5-000X para costos.
  • 6-000X para gastos.

Características principales

Como ya hemos visto, los catálogos de cuentas deben reunir una serie de características para que puedan ser realmente útiles para la empresa y sus trabajadores. A continuación veremos más a fondo cuales son estas características.

1. Flexibilidad

Con flexible se quiere decir que los catálogos de cuentas deben poder permitir que alguien les añada nuevas cuentas, de acuerdo con la realidad de la empresa.

A veces sucede que, cuando se están elaborando este tipo de documentos, se olvida agregar algún gasto o ganancia. Es por ello que, dado que el dinero nunca sobra en el mundo empresarial, debe quedar constancia de ello en el documento, aunque se añada más tarde.

2. Precisión

Es necesario que las diferentes transacciones de la organización estén codificadas de forma inequívoca y con la mínima ambigüedad posible. Los símbolos o códigos utilizados para costos, pasivos, activos, etc, deben ser lo menos parecidos los unos con los otros. La idea es evitar cualquier tipo de confusión.

3. Racionales

Los catálogos de cuentas deben facilitar el poder agrupar las cuentas que tengan algún tipo de relación, (p.ej., gastos en materiales de construcción: madera, ladrillos, cemento...)

4. Sencillez

Un catálogo de cuentas no debe ser elaborado como si fuera el Códice Calixtino. Los símbolos utilizados deben ser de fácil memorización y manejables para los miembros de la empresa.

No es para nada funcional un catálogo de cuenta que está elaborado de tal forma que el usuario tenga que consulta, una y otra vez, qué quieren decir los códigos o letras en un manual.

Principales tipos de catálogos de cuentas

Existen diferentes tipos de catálogos de cuentas en función del tipo de sistema de codificación que utilicen. A continuación se muestran los cinco principales.

1. Con sistema alfabético

Para referirse a los activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos, se hace uso de letras. Por ejemplo, ‘A’ es para activos, ‘B’ es para pasivos, ‘C’ es para capital...

2. Con sistema decimal

Para referirse a los diferentes términos fiscales anteriormente mencionados, se utiliza numeración del 0 al 9. Por ejemplo, 0 es activos, 1 es pasivos...

3. Con sistema numérico

Los catálogos de cuentas que usan un sistema numérico clasifican en grupos y subgrupos todas las cuentas de la organización, asignándoles un número a cada tipo de transacción. Por ejemplo, 1 - activos, 11 - activos corrientes, 11-10 efectivo...

4. Con sistema nemotécnico

Las cuentas vienen clasificadas de forma que se pueda memorizar fácilmente la forma en cómo son referidas en el catálogo. Por ejemplo, para activos se puede usar la letra ‘A’ y para pasivos la letra ‘P’, y, así, sucesivamente. Luego, para referirse a los subgrupos se usan letras en minúscula. Por ejemplo, para activos circulantes se podría usar ‘Ac’.

Cabe decir que, pese a que facilita su aprendizaje, es poco utilizado en realidad dado que siempre hay un pequeño riesgo de que se den ambigüedades, especialmente entre subgrupos.

5. Con sistema combinado

Básicamente, son catálogos de cuentas que utilizan sistemas de codificación que combina dos de los anteriores sistemas mencionados.

¿Cuál es su estructura?

Son tres los elementos destacables de los catálogos de cuentas.

1. Rubro

El rubro contable es aquello que permite dividir el balance general de la empresa en diferentes tipos de cuentas, es decir, lo que son activos, lo que son pasivos, lo que son costos...

2. Cuentas

Son cada uno de los renglones que integran el activo, el pasivo, el capital y demás.

3. Subcuentas

Las subcuentas son todos aquellos elementos que integran una cuenta principal.

Referencias bibliográficas:

  • Marsden, S. J., (2010). Australian Master Bookkeepers Guide. 3rd ed. Sydney: CCH Australia Limited.
  • Clarke, Edward A (2012). Accounting: an introduction to principles and practice, 7th Edition. Cengage Learning Australia Pty Ltd. pp. 106–109.