Las organizaciones son lugares en los que la gente no únicamente se limita a trabajar. El contacto humano es inevitable y, a partir de él, se crea una cultura organizacional la cual es muy diferente de empresa en empresa.
Es por ello que, a veces, entre el personal, se pueden aceptar normas de forma implícita que todos los trabajadores intentan seguir, pero esto puede llegar a ser un tanto confuso y dar lugar a malentendidos.
Para evitar este tipo de situaciones, las empresas redactan políticas de empresa, con las cuales especifican qué y qué no pueden hacer los trabajadores, cual es la filosofía de la organización y cómo debe ser la interacción con los compradores. Veamos más a fondo de que se tratan, además de describir algunos de los tipos que hay y qué se pretende concretar con ellas.
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¿Qué son las políticas de empresa?
Las políticas de empresa son declaraciones de los principios generales que una organización se compromete a respetar y hacer cumplir. En este tipo de documentos se especifican las reglas y directrices que rigen el funcionamiento de la empresa, estableciendo cual es la mejor manera de comportarse de los trabajadores, cómo se relacionarán de forma apropiada con potenciales clientes y se fija cómo se elaborarán el resto de documentos.
Para facilitar la divulgación y comprensión de los trabajadores de la empresa es recomendable que este tipo de documentos no tengan más de dos páginas y que los puntos abordados sean escritos de la forma más clara posible.
Una vez la política ha sido elaborada, esta debe quedar documentada y ser incluida en los manuales en donde se especifica la gestión de la organización. Debe respetarse lo redactado en ella, implementarse y servir como referencia del buen comportamiento y ambiente laboral dentro de la organización.
Tipos de políticas según su alcance
Dependiendo del alcance que se ha pretendido alcanzar a la hora de elaborar la política de empresa, éstas se pueden dividir en tres tipos:
1. Políticas generales
Alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Debe comprobarse que todos los departamentos están al tanto de estas políticas, ya que sirven de guía para el comportamiento de todo el personal de la empresa.
2. Políticas departamentales
Son las normas por las que se rige cada departamento en específico. Dentro de este tipo de políticas las más comunes son aquellas en las que se especifica los objetivos de calidad a alcanzar por una rama de la organización, políticas medioambientales, prevención de riesgos laborales…
3. Políticas específicas
Son aquellas políticas que se fijan para cumplir con necesidades momentáneas o actividades temporales que pueda llevar a cabo la empresa en un momento dado.
Tipos de políticas según qué abordan en las organizaciones
Existen varias normas que deben ser estipuladas en forma de políticas en la empresa que incluyen una serie de aspectos. Dependiendo de las propias características de la organización y de sus necesidades, será necesario elaborar diferentes puntos en forma de políticas de empresa. A continuación presentamos algunas de las más comunes:
1. Gestión de calidad
En la empresa se deben indicar políticas que vayan dirigidas a cumplir los requisitos y los compromisos fijados por la empresa.
También se deben indicar cómo pretende la organización mejorar la calidad a corto y largo plazo, y qué sistema tiene que esté centrado a ello. Esta política debe ser revisada con periodicidad.
2. Gestión medioambiental
A las empresas se les exige cumplir con la normativa medioambiental vigente, y promover conductas como el reciclado, la disminución de la contaminación, el uso de transporte público.
Es recomendable que la empresa tenga algún protocolo para poder hacer frente a algún incidente en el que se haya dañado el medioambiente, aunque lo ideal es tener procedimientos que garanticen el respeto por la naturaleza.
3. Seguridad y salud en el trabajo
Es fundamental que se dispongan de normas para garantizar un uso responsable de la maquinaria y otras herramientas en la empresa, con el objetivo de evitar accidentes y garantizar la integridad física y mental del personal.
También deben haber protocolos de actuación ante accidente laboral, cuales son los derechos y obligaciones del trabajador para su propia seguridad y la de los compañeros, y en qué medida se responsabiliza la empresa ante usos indebidos.
4. Gobierno corporativo
Se debe especificar cómo se lidera la organización. Es fundamental entender quien hay detrás de los movimientos de la empresa, dado que esto permitirá aclarar cuales son los objetivos de esta organización como un todo y cual es su filosofía.
5. Conducta del personal
Las políticas enfocadas en este punto indican cuáles son las tareas que realizan los empleados y sus responsabilidades cuando están en el lugar de trabajo.
Este punto puede ser fundamental para garantizar un buen clima de trabajo, sin embargo se pueden incluir aspectos que pueden generar cierta controversia, es por eso que debe dejarse de forma muy clara qué pueden y qué no pueden hacer los trabajadores.
Algunos de los temas que se tratan en este punto son el código de vestimenta o cuando se pueden utilizar dispositivos electrónicos para comunicarse con la familia.
6. Compensaciones y políticas antiacoso
Es fundamental especificar cómo actúa la empresa ante situaciones de injusticia entre empleados o si ha habido algún tipo de incidente relacionado con el acoso o el abuso de poder.
En toda organización debe haber una política clara ante esto, e indicar qué derechos y compensaciones pueden solicitar los empleados que han sido víctimas de conductas inapropiadas.
Se deben indicar las medidas disciplinares para aquellos que hayan cometido el abuso. Es de especial importancia asegurarse de que al firmarse el contrato quede bien indicado qué se entiende por conducta discriminatoria y/o acoso.
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7. Consumo de sustancias
Este tipo de políticas empresariales no son tan conocidas porque suele quedar implícito que en una empresa no se podrán consumir alcohol, drogas alucinógenas y otros estupefacientes dentro de ella ni en horario laboral. Sin embargo, dadas las características de algunas organizaciones (p.ej. fábrica de cerveza) a veces es preciso especificar que no se puede consumir en el lugar de trabajo.
También puede darse el caso de que sea preciso indicar que el consumo de drogas como el tabaco o, incluso, sustitutos como el cigarrillo electrónico no se permiten en las instalaciones.
Además, se pueden incluir planes de actuación ante la sospecha de que la persona que ha consumido alcohol en el trabajo realmente podría estar sufriendo un problema de abuso de esta sustancia y, conociendo esto, la empresa actuar para contribuir en su rehabilitación.
8. Privacidad y confidencialidad
Si se ofrece un servicio, es muy importante que la organización especifique en qué medida va a usar los datos tanto de los trabajadores como de los clientes.
Este tipo de políticas suelen ir encaminadas a la protección de la empresa, pero también permite ofrecer cierto grado de transparencia de cara al mercado y a los propios trabajadores.
Las políticas de confidencialidad protegen la información sensible que posee la organización, para poder garantizar una buena relación legal entre el personal, la empresa y los compradores.
9. Reembolso
Dependiendo de qué producto o servicio ofrezca la organización, ésta debe estar preparada ante situaciones en las que el cliente se ha manifestado disconforme con lo que ha recibido.
Debe quedar claro, ya sea en la página web de la organización o en el manual de instrucciones que pueda llevar el producto comprado, en qué situaciones tendrá el cliente derecho a reembolso.
10. Ética
Debe aclararse que se entiende por un comportamiento ético del personal tanto cuando interactúa con otros trabajadores como de cara a los compradores o personas interesadas en el servicio de la empresa.
