El correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental en nuestros días gracias a permitirnos enviar mensajes de forma rápida e instantánea.
Las plataformas de mensajería electrónica permiten no solo enviar un texto redactado a quien se lo dirigimos, sino también ofrecen la opción de adjuntar otros documentos y elementos multimedia como música, vídeos y presentaciones.
Son varias las partes de un correo electrónico, las cuales vamos a repasar a continuación.
- Artículo relacionado: "Los 28 tipos de comunicación y sus características"
Las características del correo electrónico
El correo electrónico, también llamado e-mail (electronic mail), es un servicio de Internet que permite mandar y recibir mensajes de texto y archivos multimedia entre usuarios de todas las partes del mundo. Los archivos que se pueden enviar son de todo tipo, como pistas de música, imágenes, vídeos, documentos… y es gracias a ello, junto con su rapidez y facilidad para ser consultados en cualquier momento, que los correos electrónicos se han convertido en el principal medio de comunicación en la actualidad.
Para poder enviar y recibir correos electrónicos es necesario tener una cuenta en una de las páginas que ofrecen este tipo de servicio, además de tener acceso a Internet. La inmensa mayoría de estas páginas permiten hacerse cuentas de forma gratuita y la tecnología que las fundamenta se basan en un protocolo denominado SMTD, el cual también es usado para otros sistemas. Las páginas de correo electrónico más usadas en la actualidad son Gmail, Yahoo! mail y Outlook.com.
Mientras que en la vida real los usuarios tenemos direcciones físicas de correo, que pueden ser nuestro domicilio o nuestra oficina, en el mundo virtual tenemos que usar una dirección de correo escrita y digital. Esta dirección no puede estar repetida dentro de la red, y suele consistir en un conjunto de palabras (nombre de usuario) acompañadas de un símbolo @ (arroba) y, a continuación, el nombre que establece la red.
No es necesario que la persona a la que se le envía el mensaje esté conectada en ese momento para poder recibirlo, ni tampoco necesitamos estar conectados todo el tiempo si queremos recibir los mensajes que nos envíen los demás. Siempre y cuando se envíe el mensaje a la dirección de correo correcta, la persona a la que queremos que le llegue le llegará, a no ser que su propia cuenta identifique el mensaje como SPAM (correo basura) y se lo archive en su carpeta de correo indeseado.
Al igual que el correo de toda la vida, el electrónico requiere que se tengan que rellenar una serie de datos para que pueda ser enviado. De la misma manera que en una carta tradicional ponemos el remite, el remitente, un sobre con texto escrito o fotos, los correos electrónicos requieren que pongamos a quien se lo envíamos, qué es lo que le queremos decir y si adjuntamos o no otros elementos. La extensión y formalidad del cuerpo del mensaje dependerá del usuario y del contexto.
Principales partes de los correos electrónicos
Las principales partes del correo electrónico son las siguientes:
Encabezado
El encabezado es un conjunto de líneas en el que aparece la información principal para el envío del mensaje. Es en esta parte en donde se pueden leer las direcciones de correo tanto del que envía el mensaje (remitente) como de quien lo recibe (destinatario), además de la fecha y la hora en el que se envió. El encabezado se encuentra en la parte de arriba de la ventana del correo que estemos escribiendo y consta de las siguientes partes.
1. Remitente
Normalmente, en el encabezado la parte del remitente viene en forma de un espacio en blanco presentado con la palabra “De:”. Esta es la zona en donde se encuentra la dirección de correo electrónico de la persona que envía el mensaje.
2. Destinatario
La parte del destinatario es un espacio en blanco del encabezado que comienza en muchas ocasiones con la palabra “Para:” y en él se pone la dirección de correo electrónico a quien se dirige el mensaje. Este elemento es primordial en un correo electrónico puesto que, como en toda carta, hace falta saber a quien se envía.
En caso de que la dirección de correo que se haya escrito no sea válida, esté mal escrita o no exista la mayoría de los servicios de mensajería instantánea tienen una funcionalidad que nos avisa de que el mensaje no ha podido ser enviado por un problema en el destinatario. En otros casos, el mensaje se envía pero no va a parar a ningún sitio.
3. CC o CCO
En la misma sección de “Destinatario”, al final, se encuentran las siglas “CC” y “CCO”. Estas dos opciones son optativas y sirven para anotar las otras direcciones de correo a quienes se quiere hacerles recibir la copia del e-mail que se va a enviar.
La opción CC significa “con copia”, mostrando todas las direcciones a todos los destinatarios, es decir, todas las personas que reciban el mensaje tendrán acceso a los correos del resto de personas que han recibido el mismo texto.
La opción CCO, que significa “con copia oculta”, implica enviar un mismo mensaje a varias personas como en el caso de CC, pero con la particularidad de que no se muestra la dirección de correo de las personas que han recibido ese mismo correo.
4. Fecha
La mayoría de los servicios de mensajería electrónica tienen habilitada una función que muestra a qué hora y en qué día se envió el mensaje.
5. Confirmación de recibido
Algunos servicios tienen una funcionalidad que permite saber si el mensaje enviado ha sido recibido por aquella persona a la que se le dirigía.
6. Botones de responder y reenviar
En el encabezado puede haber un botón que pone “Responder”, el cual nos ahorra tener que escribir de nuevo la dirección de correo de la persona que nos envía un mensaje para enviarle la contestación, mientras que el botón “Reenviar” envía de nuevo el mismo mensaje a la misma dirección o a otras en caso de que hayamos añadido nuevas direcciones de correo.
7. Asunto
En “Asunto” es donde el redactor del correo tiene que poner un título o tema que esté relacionado con el cuerpo del mensaje, o que explique brevemente el motivo por el que envía el mismo. Esta frase permitirá a la persona que lo reciba saber de qué va el correo antes de abrirlo.
- Quizás te interese: "Texto informativo: definición, tipos y características"
Ventana de edición de mensajes
Después del encabezado tenemos la parte en la que escribiremos el cuerpo del mensaje además de adjuntar archivos o firmar en caso de que así lo deseemos.
8. Cuerpo del mensaje
El cuerpo es la parte redactada del mensaje y puede ser tan larga como así lo deseemos. Es donde escribiremos todos los motivos por los que escribimos y lo que queremos decirle al receptor del mensaje.
9. Barra de herramientas de edición
La mayoría de los servicios de mensajería electrónica tienen habilitada una barra de herramientas de edición, lo cual hace que la sección para escribir el cuerpo del mensaje tenga funcionalidades similares a la de un procesador de textos convencional. Gracias a esta barra podemos cambiar el tamaño de la letra, el color, la fuente, subrayar, poner en negrita, organizar el texto en viñetas...
10. Archivos adjuntos
Optativamente, el mensaje puede acompañarse con archivos adjuntos, es decir, elementos multimedia u otros documentos en formato distintos, como PDF o Word. Estos archivos tendrán que ser descargados por el destinatario para poderlos abrir y pueden ser de todo tipo: fotos, vídeos, documentos, carpetas, presentaciones, pistas de música, hojas de cálculo…
Aunque se puede enviar más de uno en un mismo correo, se tendrá que tener en cuenta cuánto espacio ocupan y, en caso de sobrepasar la capacidad que permite el correo, tendrán que compartirse en otros mensajes.
Hay un botón para adjuntar los documentos al final de la ventana de edición del mensaje, en el que si clicamos nos aparecerá una ventanita donde podremos buscar el archivo deseado de nuestro PC. Otra opción es arrastrar aquello que queremos adjuntar y ponerlo en el cuerpo del mensaje, donde automáticamente se subirá.
11. Firma
Por último, en la parte inferior del correo tenemos la firma, una función optativa que puede ser pre-programada. Esta firma puede incluir nuestro nombre, la dirección de correo, el nombre de la organización para la que trabajamos, además de poner una firma personalizada con frases y emoticonos.
Se recomienda usar este espacio para poner los mismos datos que llevaría una tarjeta de presentación, especialmente poniendo el nombre, teléfono de contacto, cargo y empresa para la que se trabaja en caso de ser un correo profesional.
Aspectos imprescindibles en el cuerpo del mensaje
La parte de nuestro e-mail que más información transmite es, sin lugar a dudas, el cuerpo del mensaje. Es necesario tener en cuenta una serie de aspectos a cuidar a la hora de redactar un correo, sobre todo si el mensaje que vamos a enviar es para alguien importante y requiere un registro más formal.
1. Saludo
El saludo es la primera parte del mensaje y es fundamental que esté presente si es un formal, puesto que es lo primero que va a leer nuestro destinatario. La expresión que usemos para dar comienzo al texto del mensaje dependerá mucho de a quien nos dirijamos.
Algunas expresiones formales que podemos usar son:
- Distinguidos/as Señores/as
- Estimado/a Presidente/a
- Apreciado/a Sr./Sra.
- Muy señor/a mío/a
Expresiones menos formales son:
- ¡Hola a todos/as!
- Hola, NOMBRE
- Saludos,
- Buenos días/tardes/noches
2. Contenido del mensaje
Después de haber saludado empezamos a explicar la idea o motivo extenso por el que nos dirigimos a nuestro destinatario. Aquí se indica todo lo que se quiere transmitir hacia la persona a la que le enviamos el mensaje. Como hemos comentado, su extensión es muy variable y depende del contexto y de lo que se quiera comunicar.
En caso de que se trate de un correo laboral lo recomendable es que este mensaje sea breve y conciso, llegando al punto lo más rápidamente posible pero manteniendo un registro formal y cordial, sobre todo si estamos hablando con nuestro jefe.
Independientemente del registro que usemos, es fundamental cuidar la gramática, los signos de puntuación, la ortografía y demás aspectos de adecuación. Puede que nos estemos dirigiendo a un amigo o a alguien con quien tenemos mucha confianza, pero para asegurarnos de que nos damos a entender correctamente es muy importante cuidar estos aspectos.
3. Despedida
Para acabar, en la parte final del cuerpo del mensaje podremos una despedida, sobre todo si se trata de un mensaje formal o que es dirigido a alguien importante. Es muy importante que el mensaje termine con un buen cierre, apropiado para el registro y contexto específico. Esta despedida debe darse después de haber hablado de todos los puntos que se quería.
Algunas expresiones de despedida son:
- De antemano, gracias.
- Saludos cordiales
- Cordialmente,
- Sinceramente,
- Gracias por su tiempo.
- Hasta luego.
- Hasta pronto.
- Mis mejores deseos.
Se recomienda que en las despedidas se ponga el nombre del remitente, aunque esto puede no ser necesario en función de la situación. Por ejemplo, si se trata de un constante intercambio de correos, en el que se responde al mensaje anterior y se ha establecido una conversación en forma de hilo (thread) no hará falta poner el nombre en todos los mensajes.
Referencias bibliográficas:
- Your Dictionary (s. f.) Basic Parts of an Email Message and Address. Your Dictionary. Extraido de: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
- Syntaxis. (s.f.) Anatomy of an email message. En Syntaxis.com. Extraído de https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message
