Administración del efectivo: qué es y cómo se aplica en la empresa

Una de las muchas responsabilidades que tienen las corporaciones es la de planificar el uso que van a hacer del efectivo del que disponen.

Con este artículo podremos descubrir cómo se lleva a cabo esta función, cuáles son los factores que se tienen en cuenta para que la administración del efectivo sea la más eficiente posible y los principios que ninguna empresa debe olvidar si quiere ser óptima en esta tarea.

• Artículo relacionado: "Ciencias de la administración: qué son, características y funciones"

¿Qué es la administración del efectivo?

La administración del efectivo, también conocida por su nombre en inglés, cash management, se refiere a todas las medidas que una empresa efectúa para gestionar las entradas y salidas de dinero con el objetivo de mantener un estado financiero óptimo. Para lograr esta meta, la organización ha de llevar un exhaustivo control de la liquidez que tiene en cada momento, los pagos que debe efectuar así como las posibilidades de financiación que puede obtener por parte de los bancos.

La finalidad de la administración del efectivo es asegurar que la entidad cuente con los fondos necesarios para poder afrontar los pasivos que tenga en cada ejercicio y al mismo tiempo dé el uso más eficiente al excedente, si lo hubiera, para conseguir maximizar los beneficios de la inversión. Para ello ha de lograr un equilibrio entre la parte que utiliza liquidar deudas, abonar facturas pendientes, otra parte que se retiene en caja y otra que se reinvierte.

Para todas estas cuestiones es fundamental contar con un tesorero que sea capaz de llevar a cabo las gestiones oportunas y que controle las entradas y salidas de dinero para que el estado de cuentas de la empresa sea siempre adecuado y no se llegue a situaciones que puedan comprometer la estabilidad de la organización, pues si hay problemas a nivel financiero, inevitablemente van a repercutir en todas las demás facetas de la compañía.

Pueden parecer afirmaciones evidentes pero a veces no lo son tanto. No hay que subestimar la importancia de una correcta administración del efectivo. Un estudio que analizó el motivo por el que 101 startups habían fracasado mostró que la principal causa, afectando a 41 de ellas, fue el quedarse sin efectivo. Una demostración de cómo una gestión incorrecta a nivel financiero puede llevar a la empresa a la quiebra con rapidez.

Obviamente si una empresa se queda sin efectivo también nos indica que existen problemas en otras dimensiones de la compañía o que algún elemento no se está desarrollando como se había previsto. En cualquier caso, es razón más que suficiente para llevar a cabo una administración del efectivo impecable, ya sea para no generar nuevos problemas o para tener la suficiente solidez como para poder resolver otros que venían generados en otros departamentos.

Aunque pueda parecer que todas las cuestiones que hemos mencionado se refieren simplemente a la contabilidad de la empresa, se trata de conceptos diferentes. Es posible que si la compañía no es grande, ambas gestiones se lleven a cabo por el mismo departamento, pero cuando mayor tamaño tiene la corporación en cuestión, más probable es que hayan especializado a un equipo para la contabilidad y a otro para la administración del efectivo.

Cómo realizar una correcta administración del efectivo

Una vez que conocemos la importancia de la administración del efectivo cabe preguntarse cuál es la mejor forma de llevarla a cabo. Aunque, como en todo lo relativo a la economía, no hay fórmulas mágicas, sí que existen cuestiones que en muchas ocasiones responden al sentido común. Vamos a ver algunas de ellas con más detenimiento.

1. Responsabilidad compartida entre departamentos

A priori podría parecer que todo lo relativo a la administración del efectivo debe ser gestionado únicamente desde el departamento financiero, pero en realidad es una cuestión tan importante que atañe a muchos otros sectores de la empresa.

Por ejemplo, el departamento comercial tiene un conocimiento mucho más profundo de los diferentes clientes con los que trabaja así como una relación más estrecha con ellos, en algunos casos. Por lo tanto, sería razonable plantearse la posibilidad de que sea el comercial a cargo de un cliente que tiene pagos pendientes con nuestra empresa, el que se encargue de contactar con él y hacerle ver la situación en la que se encuentra, intentando así resolver el incidente lo antes posible y que la compañía reciba la cantidad adeudada para que la administración del efectivo no se vea comprometida durante más tiempo.

• Quizás te interese: "Ciclo financiero de una empresa: qué es, períodos y cálculos"

2. Pagar puntualmente a los proveedores

En el punto anterior hemos puesto el ejemplo de un cliente de nuestra empresa que se ha retrasado en un pago y por lo tanto tiene una deuda con nosotros. Pero no hay que olvidar que el caso contrario también suele ser un escenario habitual en el mundo empresarial. Es decir, frecuentemente es la propia empresa la que retrasa el abono de las facturas a sus proveedores, por determinadas razones. Una de ellas es, supuestamente, cuidar la administración del efectivo.

Aunque ese sea el objetivo, esta práctica es nefasta. Utilizar a los proveedores como si fueran entidades financieras que nos dan crédito cuando lo necesitamos, es un error. A nivel de reputación nos afectará gravemente, pues será difícil colaborar con el mismo proveedor a largo plazo si la fama de nuestra compañía es que paga a destiempo. A veces se utiliza esta práctica antes de los cierres de cuentas trimestrales o anuales porque se prevé que se necesita liquidez.

Igualmente, no es excusable. Si ese es el caso, lo óptimo será acordar previamente con el proveedor una fecha de pago que la empresa sepa que puede asumir. Además, podríamos estar deteriorando gravemente la administración del efectivo de la empresa proveedora, pues es un dinero que esperaban y que están dejando de recibir, debilitando sus cuentas, a veces gravemente, si el pedido realizado es importante y se trata de una empresa pequeña.

3. Explorar formas diferentes de financiación

Otra forma de cuidar la administración del efectivo es evaluar formas de financiación más allá de los clásicos préstamos bancarios, que son los mecanismos a los que se suele recurrir y que generan altos costes para la empresa. Por ejemplo, para equilibrar las cuentas cuando se tienen muchos cobros de clientes pendientes, las grandes corporaciones están recurriendo a las llamadas empresas de recobros.

Dichas empresas adelantan a la compañía original la casi totalidad de la deuda que el tercero tiene con ellos y se encarga de gestionar el cobro de la factura pendiente con dicho cliente, quedándose con una comisión por el trabajo realizado. Se trata de una relación en la que ambas empresas salen favorecidas, lo cual es un mecanismo perfecto para la administración del efectivo, que ve como el flujo de dinero no se está poniendo en riesgo por los impagos.

4. Revisar el efectivo inmovilizado

Otra de las tácticas a las que podemos recurrir para optimizar la administración del efectivo es la revisión exhaustiva de los balances en busca de posible efectivo que se encuentre inmovilizado. En este sentido podemos encontrarnos, por ejemplo, ingresos devengados porque hemos vendido nuestros productos o prestado nuestros servicios a determinados clientes y aún no han sido facturados, por las razones que sean.

Igualmente, podemos encontrarnos justo en la posición contraria y ser nosotros los que hemos abonado por adelantado el pago a un proveedor y todavía no hemos podido disfrutar de los elementos que debía servirnos. En ambos casos es labor del responsable de la administración del efectivo el controlar estos casos para poder mantenerse siempre en la situación más eficiente posible.

Objetivos de la administración del efectivo

Ya hemos visto en qué consiste la administración del efectivo y diferentes vías para realizarla correctamente. Vamos a ver ahora diferentes funciones con las que este proceso cumple.

1. Poder afrontar los pagos

Evidentemente, la primera cuestión y probablemente la más importante, que vamos a poder controlar con una adecuada administración del efectivo es la de afrontar los pagos que nuestra empresa deba realizar, desde los que corresponden a sus propios empleados como a los de proveedores y otros tipos de gastos.

2. Realizar previsiones de gasto

No solo se trata de realizar los pagos sino también de planificarlos y saber cuánto podemos gastar en cada momento, preparando las previsiones para el ejercicio en función del capital del que disponemos o esperamos disponer.

3. Afrontar gastos imprevistos

Por supuesto, por mucho que intentemos planificar todo, hay ocasiones en que aparecen situaciones imprevistas que ocasionan gastos con los que no contábamos. En estos casos, una buena administración del efectivo nos permitirá afrontar estos eventos con una mayor facilidad.

4. Hacer buenas inversiones

Si la situación económica de la empresa es muy buena, es posible que cuente con remanentes disponibles para poder invertirse. Una correcta administración del efectivo implica elegir las mejores opciones a las que dedicar ese dinero.

5. Administrar los fondos eficientemente

El equilibrio entre ingresos y gastos es la columna vertebral de la contabilidad de una empresa, y para ello es fundamental administrar los fondos de los que disponemos de la mejor manera posible.

6. No llegar nunca a la insolvencia

Por supuesto, la insolvencia es un escenario al que la empresa no debe llegar, pues es la antesala de la quiebra.

Referencias bibliográficas:

• Gitman, L.J. (2003). Principios de administración financiera. Pearson Educación.
• Kusnadi, Y., Wei, K.C.J. (2011). The determinants of corporate cash management policies: Evidence from around the world. Journal of Corporate Finance. Elsevier.
• Laitinen, E.K., Laitinen, T. (1998). Cash management behavior and failure prediction. Journal of Business Finance & Accounting. Wiley Online Library.
• Pérez, K.D., Socarrás, F., Labrada, E.D. (2014). Procedimientos metodológicos para la administración del efectivo. Observatorio de la Economía Latinoamericana. Servicios Académicos Intercontinentales SL.