Los 9 departamentos de una empresa, explicados

Ninguna empresa es idéntica, pero todas ellas tienen en común, especialmente las más grandes, que se gestionan por departamentos.

Aunque no siempre son los mismos de una organización a otra, cada uno ejerce funciones diferentes y pretendiendo alcanzar unos objetivos concretos.

A continuación vamos a ver cuáles son los departamentos de una empresa más comunes, sus funciones, objetivos y quienes los constituyen.

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Los departamentos de una empresa

Son varios los departamentos que puede poseer una empresa, variando en función de su tamaño, cantidad de empleados y necesidades. Básicamente, los departamentos presentes en la mayoría de las organizaciones son los siguientes.

1. Departamento financiero

El departamento financiero es el que consigue, como su propio nombre indica, financiación. Esta financiación debe ser requerida para que la empresa pueda sufragar los costes de sus necesidades. Además, el departamento planifica lo necesario para que la organización siempre tenga dinero y pueda afrontar sus pagos de forma puntual, teniendo una situación patrimonial saneada.

Las funciones contables de las que se encarga este departamento controlan aspectos como la valoración de los inventarios, la contabilidad de los costes, balances, registros, elaboración de los estados financieros y estadísticas empresariales.

2. Departamento de recursos humanos

El objetivo del departamento de recursos humanos tiene que ver con asegurarse de que el grupo humano que trabaja en la organización funcione adecuadamente. Este departamente se asegura de contratar a las personas más indicadas para el puesto de trabajo, a través de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.

En esencia, este departamento se encarga de que los trabajadores posean unos conocimientos actualizados y pertinentes a lo que se demande en la empresa, además de comportarse acorde a los objetivos a alcanzar.

También, una función fundamental de este departamento es asegurarse de que los trabajadores estén motivados y que, en caso de que haya habido algún incidente entre ellos, tratar de ver qué vías tomar para asegurarse de que no se perjudique en las relaciones sociales de dentro de la organización.

3. Departamento de marketing

El departamento de marketing colabora con el departamento comercial (en algunas empresas, son un mismo departamento) para conseguir más y mejores ventas, además de asegurarse de que los clientes reciben un trato adecuado, invitándoles a que vuelvan a solicitar el producto o servicio que la organización ofrece.

El departamento de marketing reúne información sobre factores y hechos que influyen en el mercado, con la intención de modificar y actualizar su producto o servicio para hacerlo más atractivo al consumidor. También, se encarga de distribuir el producto de tal forma que esté disponible en el momento oportuno, en la forma y cantidad pertinentes, en el espacio que se precise y a un precio competitivo, ni demasiado caro para que el consumidor no lo compre pero, tampoco, demasiado barato como para que la empresa tenga pérdidas.

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4. Departamento comercial

En caso de que exista diferenciado del departamento de marketing, el departamento comercial debe asegurarse de que estén bien definidos los objetivos empresariales, departamentales e individuales. Se debe delegar, en la medida en que sea posible, la responsabilidad y autoridad necesarias para la consecución de los resultados.

Las personas en las que se haya delegado el poder han de ser capaces de ejercerlo y, ya como valor personal, creer en lo que están haciendo. En caso contrario, ninguna estructura organizativa servirá de nada.

Principios del departamento comercial

Dentro de este departamento hay unos principios que son fundamentales para que la organización funcione adecuadamente.

El primero es que haya unidad de mando. Cada unidad comercial dependerá de un solo jefe, la cual trabajará directamente con él. Los jefes deberán conocer el número de colaboradores que están a su cargo y la delegación de las tareas deberá quedar perfectamente definida.

Todas las funciones de la empresa deberán estar definidas por escrito, hasta en los más mínimos detalles, para asegurarse de que no hayan malentendidos ni ambigüedades en la comunicación. Las supervisiones para asegurarse de que esta condición se cumple deben hacerse de forma oportuna y constante para que sean efectivas.

También se debe intentar mantener la estabilidad del personal. Es decir, se debe conseguir que la rotación entre trabajadores sea lo más baja posible, motivándolos e indicándoles qué tienen que hacer exactamente para evitar que haya frustración o sentimiento de incompetencia. En caso de que hayan bajas, se debe plantear un programa enfocado en evitar grandes pérdidas de eficacia y rentabilidad, además de asegurarse de que el cliente sigue siendo bien atendido.

La organización debe ser flexible, capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes del mercado. Debe haber un programa enfocado a prevenir situaciones económicas desfavorables y que planeen cambios en los negocios para volverlos más eficientes y competitivos a contexto que se pueda dar.

En caso de que la empresa esté expandiéndose, esto es, esté ganando más ventas o tenga una mayor capacidad económica para abrir nuevas sucursales, se debe prever cómo se va a hacer la ampliación del personal, para así tener el número suficiente de efectivos y evitar que unos negocios queden más desatendidos que otros. Además, con la expansión se hará necesaria una buena coordinación entre los diversos comerciales.

5. Departamento de compras

La principal función del departamento de compras es adquirir buenas materias primas o piezas a usar en fabricación, con un costo reducido, de calidad y, siempre que se pueda, sin defectos de fábrica.

Este departamento está presente en toda empresa, recayendo en él las responsabilidades de adquirir los insumos, esto es, material y objetos necesarios para la buena función de la organización, indispensables para la producción de bienes y la oferta de servicios.

Objetivos del departamento de compras

Este departamento tiene por objetivos los siguientes:

• Comprar materiales necesarios.
• Tenerlos a tiempo.
• Asegurar que se tienen suficientes.
• Obtener los materiales a con buena relación calidad-precio.
• Proveerse de más de una fuente de obtención, por si hay una emergencia.
• Prever cambios en los precios de los materiales, inflación o escasez.
• Controlar lo comprado.

Funciones del departamento de compras

Si bien su principal función es la de comprar materiales, el departamento de compras debe asegurarse de que se almacenan adecuadamente. Para ello, se debe tener en cuenta el proceso de recepción, de clasificación, tener un inventario y control de las mercancías en función de su tamaño y peso.

En función de si la empresa se lo puede permitir o no, se deberá controlar la cantidad de productos comprados y evitar tener excesos que se puedan estropear con el paso del tiempo, dado que supone pérdidas económicas.

Una vez que el departamento de compras ha obtenido todos los materiales necesarios, está dentro de sus competencias el proveer a las demás áreas de la organización de ellos, teniendo en cuenta la clase del objeto o material, su cantidad y dimensiones.

6. Departamento de logística y operaciones

El departamento de logística y operaciones es considerado uno de los más importantes, dado que es el motor esencial para la competitividad de la organización y su desarrollo económico. Además, dado que cada vez más las nuevas tecnologías son más potentes, este departamento se está volviendo cada vez más necesario, especialmente a la hora de vender productos por vía electrónica.

En los últimos años, el número de personas que compra por Internet ha ido en aumento. El acto de comprar se ha deslocalizado, pasando de comprarse en una tienda física a comprarse desde cualquier lugar, como, por ejemplo, la comodidad del hogar. El problema de este tipo de transacciones es la entrega y devolución de los productos comprados por esta vía.

La logística de las empresas se asegura de que el producto pueda llegar a su destinatario, ya sea a través de un servicio especial de reparto o mediante otras empresas especializadas en repartos.

7. Departamento de control de gestión

El departamento de control de gestión es una parte de la empresa, creado y apoyado por la dirección, que le permite obtener la información necesaria y fiable a la hora de tomar las decisiones operativas oportunas.

El control de la gestión mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la organización, para así poder lograr los objetivos previamente fijados por la dirección.

Funciones del departamento de control de gestión

Entre las funciones que ejerce este departamento tenemos:

• Reducir riesgos y contingencias del negocio.
• Dirigir objetivos asignados a los diferentes responsables.
• Controlar el grado de cumplimiento de dichos objetivos.
• Planificación estratégica.
• Adaptar la estructura de la empresa en función de los resultados obtenidos.
• Modificar los objetivos a largo plazo en función de los resultados obtenidos.

8. Dirección general

La dirección general se podría decir que es la cabeza de la empresa. Normalmente, en las empresas pequeñas, la dirección general recae en la figura del propietario, mientras que en las más grandes recae en varias personas.

Este departamento es el que sabe hacia dónde va la empresa, estableciendo los objetivos de la misma en su conjunto. En base a ello elabora un plan de negocios, con metas organizativas y conocimientos de la organización en su conjunto que usará para la toma de decisiones en situaciones críticas.

Funciones de la dirección general

Entre las funciones principales podemos encontrar:

• Coordinar todas las áreas de la organización.
• Control sobre cada unidad de negocio.
• Planificación estratégica.
• Gestión de los recursos.
• Medición y control de los resultados.
• Evaluación de la estructura organizativa.
• Reportar a la sede central (empresas multinacionales)
• Creación de valor y representación de la empresa ante organismos externos.
• Decisiones tácticas y gestión del cambio.

9. Comité de dirección

Realmente no es un departamento en sí, sino más bien un nivel de la organización. En él está la Alta Dirección, es decir, las personas que gestionan la empresa tanto en su conjunto como por departamentos.

Esta parte de la empresa está constituída por:

• El presidente
• Los directores generales
• Los directores de los departamentos

Estos superiores se reúnen con cierta frecuencia, hablando y marcando la línea estratégica a seguir por la compañía.

Los objetivos que tiene esta parte de la organización son, básicamente, dos:

• Generar riqueza.
• Saber cómo es la empresa en un momento concreto para dónde dirigirla.

Referencias bibliográficas:

• Bernus, P., Nemes, L., y Schmidt, G. (2003). Handbook on Enterprise Architecture.
• González Hernández, N. L. (2015). Áreas funcionales de una empresa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/areas-funcionales-de-una-empresa/