La ley de Parkinson: por qué tardamos más cuanto más tiempo tenemos

Muchos lectores se habrán dado cuenta de que en ocasiones les ha llevado mucho tiempo realizar una tarea aparentemente sencilla.

¿Cómo es posible que ocurra esto? Seguramente fue, precisamente, porque disponían de mucho tiempo para realizarla. Vamos a conocer en qué consiste este curioso fenómeno a través de la ley de Parkinson, y cuál es la posible explicación que se esconde bajo dicho mecanismo.

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¿Qué es la ley de Parkinson?

La ley de Parkinson es una afirmación por la cual una persona que deba hacer una tarea y disponga de un tiempo determinado para realizarla, siempre va a tender a ocupar por completo dicho tiempo, por mucho que sea más que de sobra para completar la actividad. En otras palabras, el trabajo a realizar se dilatará para acoplarse a la franja de tiempo disponible por completo.

Se trata de un concepto desarrollado por el autor Cyril Northcote Parkinson, de ahí su nombre, en el año 1955. Lo acuñó inicialmente para un ensayo que publicó en el semanario The Economist, pero el impacto fue tan importante que decidió publicar una obra completa desarrollando en profundidad dicho fenómeno. Este volumen se tituló Parkinson's law: The pursuit of progress. En dicho libro, Cyril parte de su propia experiencia como miembro del funcionariado británico.

Uno de los ejemplos con los que el autor intenta ilustrar la ley de Parkinson habla del caso de una mujer de avanzada edad, sin ninguna obligación en su día a día que le ocupe el tiempo. Dicha mujer decide en un momento dado redactar una carta para su sobrina. Se trata de una tarea aparentemente sencilla y además la mujer, como hemos dicho, no tiene nada más que hacer.

Sin embargo, es precisamente el no tener otras tareas de las que ocuparse y el saber que tiene el día completo para escribir la carta lo que provoca que le lleve el día completo el finalizar la redacción. ¿Cómo es posible? Porque sabe que se puede permitir tardar. Es un círculo vicioso. La persona tarda más porque sabe que puede tardar más.

El ejemplo del estudiante

El ejemplo anterior visualiza perfectamente la esencia de la ley de Parkinson, pero es un fenómeno que se puede observar fácilmente en muchos proyectos dentro de una empresa y por supuesto, en los expertos de esta ley: los estudiantes, al menos algunos de ellos. Es común que ocurra una situación similar a la siguiente. Un profesor encarga un trabajo de investigación a sus alumnos y les da un plazo límite de entrega de tres semanas.

El tiempo es razonable para la tarea encomendada, pero aún así esto generará las protestas de muchos de los estudiantes, alegando que es demasiado poco tiempo y que necesitarían más para poder realizar el trabajo correctamente. Supongamos que el profesor no cede y se mantiene el plazo. Los alumnos dispondrán de tres semanas. Algunos comenzarán cuanto antes a trabajar y repartirán la carga en ese tiempo.

Otros, sin embargo, lo dejarán para última hora y pasarán los últimos días tremendamente agobiados ya que sienten que el tiempo se agota y aún queda parte del trabajo por realizar. Cuando llegue la fecha de entrega, la mayoría habrá logrado completar la tarea, seguramente ultimando los últimos detalles el mismo día anterior al día límite. Habrán expandido la tarea ajustándola al tiempo disponible, según la ley de Parkinson.

Pero pensemos ahora en la posibilidad de que el profesor hubiera cedido a las exigencias de los alumnos y hubiera alargado el plazo, nada menos que hasta el final del cuatrimestre. Ahora los estudiantes tendrían cuatro meses completos para realizar un trabajo que, perfectamente se podría hacer en tres semanas, como ya hemos comprobado. ¿Qué ocurriría?

Algunos alumnos, al igual que en el otro supuesto, podrían comenzar a realizar el trabajo cuando antes, aunque solo fuera para establecer las pinceladas iniciales. Sin embargo, muchos optarían por posponerlo indefinidamente, precisamente porque sabrían que tenían tiempo de sobra, como bien dicta la ley de Parkinson.

Pero el tiempo avanza inexorablemente y, llegaría un momento, seguramente cuando quedasen menos de tres semanas para la entrega, que era el plazo inicial, y muchos alumnos se darían cuenta que ni siquiera habían comenzado a realizar un trabajo para el cual consideraban que necesitaban más de esas tres semanas. En ese punto comenzarían a trabajar a destajo para poder entregar la tarea a tiempo.

La conclusión que podemos alcanzar con este ejemplo es que en realidad el plazo ofrecido para entregar el trabajo nunca importó, porque las consecuencias fueron exactamente las mismas en ambos supuestos: la ley de Parkinson hizo que los estudiantes repartieran la tarea durante todo el tiempo que tuvieron disponible, llegando a la fecha de entrega en unas condiciones similares.

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La ley de Parkinson en la burocracia

Otro de los asuntos en los que Cyril se centró para explicar su ley de Parkinson fue el de la burocracia. Según este autor, la burocracia era otro elemento que se dilataba constantemente, independientemente de que el número de tareas a realizar se mantuviera o incluso se redujera.

Para explicar este fenómeno puso un ejemplo de un caso real que él mismo había observado durante sus labores de investigación como historiador naval. Parkinson se dio cuenta de que la marina británica, en tan solo década y media desde el año 1914, había perdido un total de dos tercios de toda su flota.

Igualmente, el número de tripulantes se redujo en un tercio durante este mismo periodo. Uno podría pensar que, ante tal descenso de los recursos de este campo en concreto, el número de funcionarios y burócratas encargados de este sector podría igualmente haberse visto afectado y por lo tanto reducido en número, al menos en parte. Sin embargo, la realidad era muy diferente.

No solo no se había reducido el número de burócratas encargados de los asuntos de la marina británica, sino que además habían sido contratados más, concretamente en un aumento de un 6% cada uno de los años en los que se estudió este proceso. ¿Cómo es posible que, ante tal dramático descenso de la flota y la tripulación correspondiente a la misma, las tareas administrativas no solo no decrecieran sino que fueran en aumento?

Cyril desarrolla la ley de Parkinson en estos casos a través de dos mecanismos que son los que estarían potenciando el efecto de este fenómeno en los contextos burocráticos. El primero de ellos se referiría al aumento constante de los subordinados de cada burócrata. El segundo principio es consecuencia del primero y se refiere a la cantidad de trabajo que unos burócratas les generan a los demás.

Es evidente que cuantos más burócratas haya en un sistema, mayor cantidad de gestiones y papeleo van a generar hacia el siguiente nivel inferior. Es decir, se da la paradoja de que, habiendo más número de empleados, el nivel de trabajo que generan y que por lo tanto hay que gestionar es mayor.

Este fenómeno se ha estudiado a nivel matemático, llegando a la conclusión de que si una pirámide de burócratas experimenta un crecimiento continuado del 6% llega un momento en el que colapsa, al dedicar todos sus recursos al propio mantenimiento de su administración sin poder dar abasto al trabajo que hay que producir.

Las leyes de Parkinson

Aunque Cyril estableció inicialmente la llamada ley de Parkinson, lo cierto es que posteriormente, en el libro homónimo, relata tres leyes diferentes, que son las que vamos a desgranar a continuación.

1. Expansión del trabajo

La primera de estas leyes de Parkinson ya la hemos relatado detenidamente. Se trata del principio por el cual un trabajo a realizar va a expandirse hasta ocupar toda la franja de tiempo que se haya asignado para poder completarlo. Por eso, una misma tarea nos puede ocupar una semana o un mes para realizarla, suponiendo que sea una u otra la cantidad de tiempo de que disponemos para ello.

2. Expansión de los gastos

Pero la ley de Parkinson no solo se limita al trabajo. También se puede aplicar a los gastos. En este sentido, observaríamos que los gastos que tiene una determinada entidad van a crecer hasta haber cubierto por completo la cifra de ingresos de que dispone. Por lo tanto, Si tuviéramos más ingresos, lo más probable es que inmediatamente después generásemos más gastos.

Dicho principio es aplicable, igual que el anterior, tanto para las organizaciones como para las personas.

3. Menor relevancia, más tiempo

Por último, en la ley de Parkinson observamos otro curioso fenómeno, y es que tendemos a dedicar más tiempo a una tarea, cuanto más irrelevante es. Por lo tanto, cuanto más relevante sea la tarea, menos tiempo le dedicaremos. Existe una relación inversamente proporcional.

Referencias bibliográficas:

• Gutierrez, G.J., Kouvelis, P. (1991). Parkinson's law and its implications for project management. Management Science.
• Parkinson, C. (1955). Parkinson's Law. The Economist. London.
• Parkinson, C., Osborn, R.C. (1957). Parkinson's Law, and Other Studies in Administration. Houghton Mifflin.
• Parkinson, C. (2002). Parkinson's Law, or The Pursuit of Progress. Penguin Modern Classics.