La ley de Parkinson y los problemas de procrastinación

La gestión que hacemos de nuestro tiempo de trabajo es uno de los aspectos más importantes no solo del rendimiento laboral, sino también de nuestra satisfacción en el ámbito laboral.

Desafortunadamente, hay ciertas “trampas” en la que es muy habitual que caigan los trabajadores de prácticamente cualquier posición del organigrama, y la procrastinación es una de ellas. Aquí veremos en qué consiste esa tendencia a procrastinar y cómo se relaciona con la ley de Parkinson, una idea muy interesante acerca del uso que tendemos a hacer de nuestras horas disponibles.

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¿En qué consiste procrastinar?

Procrastinar es, dicho en pocas palabras, la tendencia a dejar para “otro momento” nuestras responsabilidades o aquello que nos habíamos propuesto hacer. Se trata de una manera de sacrificar los objetivos a medio y largo plazo en favor de un bienestar mucho más inmediato y que tiene que ver con la evitación: el hecho de no enfrentarnos a algo que nos exigirá un cierto esfuerzo físico y/o psicológico.

La acción de priorizar el bienestar del presente al bienestar del futuro es un fenómeno muy frecuente y que puede adoptar varias formas; sin embargo, en el caso de la procrastinación, se mantiene una especie de espejismo que nos hace creer que no renunciamos a lo que nos habíamos propuesto hacer, simplemente lo aplazamos. Sin embargo, esto es un autoengaño, el cual nos hace perder de vista que sí perdemos algo: tiempo y capacidad de realizar esa tarea en las mejores condiciones de las que disponíamos cuando decidimos dejarlo para otro rato.

Además, la procrastinación también puede tener un coste cualitativo, no solo cuantitativo. Pensemos en las ocasiones en las que nos damos cuenta, demasiado tarde, de que para hacer esa tarea necesitamos más tiempo del que habíamos estimado en un primer momento. Y es que no procrastinar sirve también para prevenir esta clase de accidentes, dándonos mayor margen de maniobra para corregir imprevistos.

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¿Qué dice la ley de Parkinson?

La llamada ley de Parkinson, propuesta por el historiador Cyril Northcote Parkinson en los años 50, es la idea de que, en sus propias palabras, “el trabajo se expande hasta cubrir todo el tiempo que tenemos disponible”. Es decir, que por defecto, la realización de una actividad concreta tiende a “estirarse” hasta llegar a los últimos momentos del periodo que habíamos pensado dedicarle, prácticamente sin que nos demos cuenta.

La realidad expresada a través de esta formulación de Cyril Northcote Parkinson tiene claras implicaciones en el mundo de las empresas y de los profesionales ne general: si no hacemos algo para evitarlo, tenderemos a no hacer un uso óptimo del tiempo y a malgastar los minutos, horas y días asignados a una tarea. Allí done improvisamos y decidimos que las circunstancias vayan marcando nuestro ritmo de trabajo, llegamos a la hora o a la fecha límite habiendo alcanzado nuestros objetivos a duras penas, y muchas veces viéndonos en la necesidad de pegar un acelerón final.

Así pues, la ley de Parkinson se relaciona estrechamente con la procrastinación, dado que expresa el modo en el que ni siquiera intentamos terminar una tarea en menos del tiempo máximo asignado para ella. Como en la mayor parte del proceso vemos que nos sobra tiempo, decidimos malgastarlo mediante la procrastinación, llevando la situación al límite. Además, como no nos sacamos de encima esa obligación o responsabilidad hasta el final, ni siquiera somos capaces de disfrutar plenamente de ese tiempo malgastado distrayéndonos o tomándonos unos descansos demasiado largos.

Algunos consejos para mejorar la gestión del tiempo al trabajar

Para combatir la procrastinación y esa tendencia a malgastar el tiempo disponible, es recomendable aplicar estas estrategias al trabajo.

1. Subdividir las tareas en sub-objetivos

Descomponer objetivos generales en objetivos más pequeños y que pueden ser alcanzados casi de inmediato (en cuestión de minutos) es una muy buena manera de mejorar nuestro rendimiento laboral.

Hará que nos cueste más perder tiempo, al estar expuestos a la tentación de completar una tarea de la secuencia en cuestión de ponerse a ello durante muy poco rato, sin necesidad ni de tomar descansos intermedios. Lo cual nos lleva al siguiente consejo.

2. Incorporar descansos breves a las sesiones de trabajo

Estas sesiones permitirán que siempre estemos en buenas condiciones para abordar la siguiente tarea, y a la vez actuarán como referencias temporales que nos ayudarán a tener consciencia constante de nuestro progreso y del tiempo que nos queda.

3. Poner una detrás de otra las tareas aisladas

Si hacemos que las tareas “sueltas” formen un bloque, en muy poco tiempo tendremos la sensación de que hemos hecho mucho y eso nos motivará a seguir con ese ritmo de trabajo.

4. Establecer desencadenantes de la acción

Para no perder el tiempo, es bueno crear desencadenantes de la acción. Consiste en mentalizarnos con la idea de que, en cierto momento muy específico, la siguiente tarea a realizar sin excusa es iniciar otro bloque de trabajo. Por ejemplo: “al terminar de comer, iré de nuevo a mi despacho y abriré el archivo del documento que tengo que completar”. Se trata de conectar una acción con otra, de modo que necesitemos una muy buena excusa para disolver ese vínculo entre una situación y la siguiente.

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