Las exigencias trabajo, las obligaciones personales y el ritmo de la vida diaria acarrean que en muchas ocasiones se nos acumulen cantidades inmensas de trabajo a las que no sabemos muy bien cómo enfrentarnos.
Gracias a una gestión del tiempo adecuada, podemos disminuir esta acumulación de tareas y aligerar la sensación de presión y estrés que suelen acarrear. Aquí veremos varios consejos para mejorar nuestras habilidades a la hora de hacer un buen uso del tiempo disponible y rendir más en tareas cotidianas, como el trabajo en el ámbito profesional, las sesiones de estudio, etc.
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Aprovechar las horas del día: hacer más con menos
La gestión óptima del tiempo es una habilidad muy importante tanto a nivel laboral como a la hora de realizar las actividades de nuestra vida cotidiana y, aunque esto parezca más que evidente, no todas las personas son capaces de organizar su tiempo y sus tareas de la manera más eficaz.
Una gestión del tiempo deficiente puede ocasionar, casi con toda seguridad, altos niveles de estrés y, obviamente, falta de productividad. Por lo tanto, en el momento en el que la persona sea capaz de entender y asimilar cómo organizar su tiempo correctamente, podrá también prever posibles conflictos y planear soluciones alternativas.
Como se menciona anteriormente, saber gestionar correctamente el tiempo es una habilidad y como tal es susceptible de ser entrenada y mejorada. A pesar de que esto no es difícil, requiere de disciplina y constancia.
El primer paso siempre será ser conscientes y aceptar que no estamos trabajando bien o aprovechando bien nuestro tiempo, para después proponerse una serie de pautas a seguir que con el tiempo acabarán convirtiéndose en hábitos que realizaremos de manera automática.
A continuación sugerimos una serie de consejos para mejorar la gestión del tiempo, lo cuales nos ayudarán a ser mucho más productivos en menos tiempo y en consecuencia, nos ayudarán a sentirnos mejor con nosotros mismos.
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13 consejos para mejorar la gestión del tiempo
A continuación presentamos una serie de consejos que, aplicados diariamente, potenciarán nuestra productividad y evitarán que malgastemos el tiempo inconscientemente.
1. Actitud positiva
Mantener una disposición y una actitud positiva ante nuestro trabajo es esencial para invertir nuestro tiempo de una forma eficaz y efectiva. Esta postura de motivación facilitará que tengamos la mente más despejada y podamos planificar mejor nuestro trabajo.
Si una tarea está planteada de un modo que no motiva, seguramente terminemos buscando excusas para distraernos, algo que hay que evitar. Por ello, antes de ponernos a trabajar debemos impulsar estrategias de auto-motivación, lo cual puede pasar incluso por detenernos a cerrar los ojos e imaginar la sensación de haber terminado aquello que debemos hacer, para que nos invada esa sensación de satisfacción.
2. Ser realista
Es ilógico tratar de abarcar más tareas de las que realmente podemos hacer. Otro punto importante a la hora de realizar una correcta gestión del tiempo es ser realista y honesto con uno mismo y saber qué podemos hacer y qué no.
De lo contrario, lo único que conseguiremos es que nos invada la frustración y el estrés.
Así, lo mejor es tener en cuenta tanto nuestras habilidades como aquello en lo que no destacamos positivamente, para crear metas concretas y ajustadas a lo que sabemos acerca de lo que somos capaces de hacer.
3. Establecer objetivos
Tener uno objetivos claros es esencial para saber hacia dónde nos dirigimos. No obstante, los objetivos marcados deben tener una serie de características que los haga viables. Para ello han de ser:
- Claros.
- Cuantificables.
- Factibles.
- Asequibles.
4. Clarificar las tareas
Tener claras qué tareas se han de realizar para conseguir los objetivos es esencial para no perder el tiempo en actividades que no sabemos si nos van a servir de algo o no. Un buen truco es desglosarlas y convertirlas en tareas más pequeñas y sencillas. El motivo es que estas nos costarán menos y por lo tanto no malgastaremos energía en ellas.
5. Priorizar
Es obvio que no todas las tareas o objetivos son igual de importantes y urgentes, por lo que trazar un plan de acción y jerarquizar las tareas nos ayudará a estar organizados, poder llevar un seguimiento de nuestros logros y anticipar posibles complicaciones.
6. Elaborar una agenda o calendario
Una vez priorizadas nuestras tareas, el siguiente paso es planificarlas. Una planificación óptima evitará al mínimo la aparición de tareas imprevistas y de olvidos, por lo que nos dejará más tiempo para nuestro tiempo libre.
7. Realizar antes las tareas más ligeras
Existe una ley en la gestión del tiempo que dice que si tenemos una o varias tareas que podamos realizar en dos minutos o menos, las realicemos inmediatamente. De lo contrario, después de una tarea pesada nos quedan todavía muchas tareas pequeñas y ligeras para las que ya no tenemos energía.
Además, si seguimos esta norma también nos sentiremos más realizados al haber hecho muchas cosas en muy poco tiempo.
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8. Centrarse en una sola tarea
Es muy importante no intentar acaparar varias tareas o actividades a la vez. A pesar de que tengamos muchas cosas que hacer, es mejor hacerlas una por una, asegurándonos así una buena concentración y un rendimiento óptimo.
9. Reducir las distracciones
Por distracciones entendemos cualquier posible estímulo externo que desvíe nuestra atención de la tarea que estemos realizando. Teléfono móvil, internet, redes sociales, otras personas o tareas, pueden desviar nuestra atención del trabajo, por lo que es necesario que estén lo menos visibles o presentes posible.
En el caso de que aparezca un imprevisto o tarea por realizar, es mejor dejarlo anotado y hacerlo después, para no interrumpir la actividad.
10. Descansa
No vale la pena sobrecargarse y aguantar el cansancio solamente por intentar acabar antes o hacer más cantidad de tareas. Es necesario reposar cada cierto tiempo, cambiar de postura y hacer que nuestro cerebro descanse y se distraiga un poco. Por el contrario, lo más probable es que esa acumulación de cansancio acabe por cansarnos más, volvernos menos ágiles mentalmente y darnos la sensación de que no podemos con todo.
11. Desconecta
Al igual que es necesario descansar mientras realizamos un tarea, es imprescindible desconectar una vez hayamos acabado la jornada. En la medida de lo posible dejar las tareas para el horario laboral o de trabajo y dedicar el tiempo libre a desconectar e invertirlo en nosotros mismos.
12. Cuidar los medios y el lugar de trabajo
Igual de importante es cuidar de nuestra actitud como de nuestro lugar de trabajo. Debemos asegurarnos de tener preparado todo aquello que vamos a necesitar, así como procurarse que todo funcione correctamente.
Un espacio o lugar de trabajo ordenados y con las condiciones adecuadas nos ayudará a rendir mejor y a no perder el tiempo en otros asuntos.
13. Evitar la procrastinación
Procrastinar significa postergar, retrasar o posponer todas aquellas actividades o hábitos que nos apetece hacer o no nos sentimos motivados, reemplazándolas por otras que nos estimulen más o sean más irrelevantes.
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Referencias bibliográficas:
- LeBoeuf, M. (1979). Working Smart. Nueva York: Warner Books.
- Morgenstern, J. (2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life. Nueva York: Henry Holt/Owl Books.
- Richard, W. (2008). Time Management: Proven Techniques for Making Every Minute Count. Adams Media. pp. 232 - 238.
- Sandberg, J. (2004). To-Do Lists Can Take More Time Than Doing, But That Isn't the Point. The Wall Street Journal.
- Stella, C. (2013). The Study Skills Handbook. Londres: Palgrave Macmillan.
