Método Kaizen: qué es y cómo potencia la mejora continua en empresas

Existen muchos modelos de gestión empresarial para tratar de mejorar la productividad y muchos de ellos vienen de Japón.

Es el caso del método Kaizen. Con estos párrafos, analizaremos con detalle esta metodología para comprender dónde radica su eficacia. Veremos qué mejoras propone frente a otros sistemas. También descubriremos las herramientas más utilizadas.

• Artículo relacionado: "Escuela cuantitativa de la administración: qué es, y características"

¿Qué es el método Kaizen?

El método Kaizen es un procedimiento para la gestión de las organizaciones que busca conseguir la mayor producción posible al menor coste. Para ello, fundamentalmente, lo que trata es de optimizar todas las tareas implicadas en el proceso, de manera que todas ellas sean eficaces y también eficientes. Es decir, busca perfeccionar cada una de las partes del sistema productivo.

El término Kaizen es japonés, lugar de procedencia de este método. Significa cambio (“cai”) y bondad(“zen”), por lo tanto, cambio a mejor sería la definición completa. No se trata de una metodología moderna, sino que fue creada en el Japón de posguerra, tras la Segunda Guerra Mundial, como una de las vías para lograr una rápida reconstrucción industrial en un país devastado tras el tremendo conflicto bélico.

La filosofía que propone el método Kaizen es la de que, mediante una serie de cambios pequeños, podemos lograr grandes mejoras en los resultados finales, pues cada pequeño cambio multiplica el efecto final. No solo se trata de mejorar los procesos existentes, sino de eliminar aquellos que en lugar de aportar, en realidad nos estén restando, bien porque son innecesarios o bien porque se pueden hacer de una manera mucho más eficiente.

En cierta manera, este sistema estaría promoviendo el ir más despacio, a cambio de que esos pequeños pasos sean siempre sobre seguro, por lo que descenderán las probabilidades de encontrar grandes imprevistos que obliguen a dedicar grandes recursos para resolverlos. Otra ventaja de avanzar en pequeños pasos es que hace que el cambio sea progresivo y por lo tanto las reticencias ante el mismo también serán menores.

• Quizás te interese: "Monozukuri: características de este método de producción"

Las cinco S del método Kaizen

El método Kaizen se caracteriza por un sistema conocido como las cinco S, ya que incluye cinco palabras japonesas que empiezan con esta letra y cada una de ellas indica una de las cualidades de esta metodología que tendremos que tener en cuenta a la hora de aplicarlo. A continuación las desglosaremos para poder conocerlas todas con detalle.

1. Seiri

La primera S del método Kaizen corresponde al término Seiri. Este concepto pone el foco sobre la organización de los elementos que la compañía, para poder hacer una distinción entre aquellas partes que son indispensables para la producción y que a la vez afloren aquellas otras que en realidad están aportando poco o nada.

2. Seiton

Una vez realizada esa primera identificación, llegaría el Seiton, o el orden. Se trata de elaborar listados con las partes positivas que hemos ido identificando a lo largo del punto anterior. El objetivo de esta tarea es contar con un esquema de todas las tareas imprescindibles en nuestro proceso y que estén todas debidamente identificadas.

De esta forma, ya no tendremos que emplear recursos en el futuro para encontrarlas, pues es un trabajo que habremos hecho previamente.

3. Seiso

En el Seiso reside la clave del método Kaizen. Este es el punto en el que encontraremos los posibles errores o formas de actuación ineficaces dentro del sistema productivo de nuestra compañía. No solo se trata de identificarlos, lo importante es encontrar un remedio para cada uno de ellos.

4. Seiketsu

Así llegaríamos al Seiketsu, la cuarta S. Lo que se propone en este punto es la importancia de contar con recursos para que todos los empleados gocen del clima laboral apropiado y puedan de esa manera conformar un equipo competitivo. Y es que una empresa solo puede llegar a lo más alto si cuenta con herramientas adecuadas para ello.

5. Shitsuke

El Shitsuke es el concepto que cierra el círculo de las 5 S del método Kaizen. Este punto hace referencia al compromiso que todos los integrantes de la organización deben tomar con la metodología. Es imprescindible que todos remen en la misma dirección, tomando como guía de actuación la que este sistema propone. Solo así se alcanzarán los mejores resultados.

Los grupos Kaizen

Una de las técnicas que utiliza el método Kaizen es la de los llamados grupos Kaizen, que a su vez están fundamentados en los círculos de calidad de Ishikawa. Estos grupos se componen de seis personas, de las cuales una de ellas actuará dirigiendo al grupo y otra será la que les asesore en cuanto a la aplicación del sistema, por lo que quedarían cuatro miembros del equipo como tal.

Lo primero que este grupo ha de hacer es definir el problema que les ocupa y que es por lo que se han reunido. Deberán después observar las características de dicha situación para tener una perspectiva completa de ella. Pasarán después a la fase analítica, intentando averiguar qué es lo que ha podido causar el problema.

La siguiente fase implica que el equipo pase a la acción, realizando tareas que solucionen las causas identificadas y eliminando por lo tanto el problema. Es importante comprobar que la actuación ha resultado eficaz y que por lo tanto la incidencia ha quedado resuelta. De no ser así, habría que retornar a la fase anterior para encontrar otras soluciones diferentes.

El trabajo del equipo no concluye aquí. Es hora de estandarizar las acciones que han llevado a cabo como parte de las rutinas habituales de trabajo en la organización; así se asegurará de que el problema que les había reunido en un principio ya no volverá a presentarse más. Solo queda planificar el siguiente objetivo del equipo para así continuar identificando y solucionando problemas.

• Quizás te interese: "Círculos de calidad: qué son, y características de este método"

Otras técnicas de esta metodología

El método Kaizen se vale de otras herramientas para lograr los objetivos propuestos. Vamos a ver algunas de ellas.

1. Kaizen Kobetsu

Esta herramienta propone diferentes formas de abordar los problemas a los que se enfrenta la empresa, en función de la complejidad y peligrosidad de los mismos. En este sentido, si las incidencias son de baja importancia, se conformaría el Kobetsu Kaizen Flash, unas reuniones de equipo de muy corta duración (5 minutos) realizadas cada jornada. Una vez abordado el problema, este debe quedar resuelto en un máximo de 3 horas.

Si los problemas a los que se enfrentan ya tienen mayor complejidad y por lo tanto necesitan más recursos para ser resueltos, la forma de trabajar sería la del Evento Kaizen. En este caso la incidencia se tiene que resolver antes de cumplirse 8 horas desde la identificación de la misma. Tanto en este caso como en el anterior, normalmente la solución es efectuada por la persona que alerta del problema o alguien del mismo rango.

Finalmente, y para los casos en los que los problemas son demasiado importantes como para ser solucionados en tan poco tiempo, entraría en juego la herramienta del Kobetsu Kaizen. Para ello se reúnen equipos que cuentan con miembros de los diferentes departamentos implicados y a su vez se hace uso de otras herramientas que pueden ser útiles para la resolución. Se le dedicarán hasta 3 horas diarias, alcanzando un máximo de 16 horas para dar una solución definitiva.

2. Kaizen Teian

Otra herramienta que se utiliza en el método Kaizen es la del Kaizen Teian. Su fundamento es que las ideas solo sirven cuando se llevan a cabo en la realidad. Para ello dan una gran importancia al talento que tiene cada trabajador y se apoyan las ideas propuestas si van en la línea de mejorar la productividad. Gracias a esas ideas se irán logrando pequeñas mejoras, que es el principio fundamental de esta metodología.

Se requiere que todos los integrantes de la compañía estén comprometidos con este método para que así aporten todas las sugerencias que puedan y así, con el trabajo conjunto de todos, se logren los mejores resultados. Para ello se les puede recompensar por las buenas ideas, pero no de forma económica, para que esa no sea la única motivación para la participación.

3. Kaizen Nissan

El Kaizen Nissan, llamado así por su aplicación en esta empresa, es otro sistema planteado para buscar mejoras. Tiene la vertiente de Kaizen 2 días, en la que un grupo con expertos en varios departamentos analizan un puesto de trabajo concreto y realizan cambios en el momento para así hacerlo más productivo.

Por otro lado está el Kaizen 2 horas, otra de las modalidades de esta herramienta del método Kaizen. En este caso, es el responsable de la sección el que dedica ese tiempo a hacer mejoras, aunque sean muy pequeñas, con las que busca aumentar la eficiencia de sus empleados.

Referencias bibliográficas:

• Brunet, A.P., New, S. (2003). Kaizen in Japan: an empirical study. International Journal of Operations & Production Management.
• Imai, M. (2000). Cómo implementar el kaizen en el sitio de trabajo (Gemba). Bogotá: McGraw.
• Manos, A. (2007). The benefits of Kaizen and Kaizen events. Quality Progress.
• Suárez, M.F., Miguel, J.A. (2008). Encontrando al Kaizen: Un análisis teórico de la Mejora Continua. Pecvnia: Revista de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Universidad de León.