Cuanto más compleja se vuelve una organización más control debemos llevar sobre todos los procesos que tienen lugar en ella.

La gestión del rendimiento es un concepto clave para las grandes empresas. A través de este artículo descubriremos el porqué, y profundizaremos en todas las características de este fenómeno para saberlo todo sobre él.

Qué es la gestión del rendimiento y por qué es necesaria

La gestión del rendimiento es la metodología aplicada por las empresas para conseguir que se alcancen los objetivos marcados de la forma más eficiente posible. Es decir, se trata de lograr que el rendimiento, tanto a nivel global (de la empresa en general), como departamental (de cada sección que conforma la compañía) e incluso individual (de cada empleado en sí mismo) sea la más adecuada.

La clave de la gestión del rendimiento es la comunicación, que debe producirse de manera constante entre los trabajadores y los responsables, y debe utilizarse para establecer con claridad varios términos. En primer lugar, deben quedar claros cuáles son los objetivos que se pretenden conseguir. Una vez que las metas han quedado definidas, cada miembro de la compañía debe recibir paulatinamente retroalimentación acerca de su desempeño, de manera que le proporcionemos la información que necesita para ajustarlo.

Finalmente, y continuando con un proceso de comunicación que no debe interrumpirse, los superiores han de comprobar los resultados que se han obtenido y transmitírselo a su equipo, para que puedan comprobar si su trabajo ha dado los frutos que esperaban o por el contrario es necesario realizar modificaciones en los procedimientos para poder lograr las siguientes metas que se establezcan en la compañía.

Un proceso de gestión del rendimiento eficaz puede tener un cierto coste en tiempo y otros recursos para la empresa. Pero todo lo que va a ahorrar desde ese momento y la eficiencia que va a generar hace que sin duda sea una inversión de las que realmente merecen la pena. Para comprobarlo, vamos a conocer mejor las ventajas más importantes de esta metodología.

Ventajas de su aplicación a las organizaciones

La gestión del rendimiento conlleva varias ventajas. Aquí vamos a ver algunas de las más importantes.

1. Alinear esfuerzos

Una de las características de la gestión del rendimiento es que trata de alinear los esfuerzos de todos los trabajadores en una misma dirección, que es la de los objetivos comunes de la empresa. Además, de esta manera, cada uno de ellos sabrá cuál es la importancia de su tarea concreta en la consecución de las metas globales.

2. Certidumbre

La gestión del rendimiento además elimina la incertidumbre, porque dota a cada miembro del equipo de una información clara sobre las acciones que debe desarrollar para conseguir los resultados que la empresa busca. De esta manera evitamos la frustración que supone para una persona el no saber cómo actuar para lograr los objetivos que le han pedido. Esto se traducirá en un mejor desempeño.

3. Eficiencia

Una vez que cada trabajador sabe hacia dónde se dirigen sus esfuerzos, y cuáles son exactamente las tareas que ha de realizar para lograr alcanzarlos, se produce otro fenómeno muy útil para la compañía: se elimina toda conducta laboral que no vaya dirigida hacia los objetivos, y por lo tanto se aumenta la eficiencia a todos los niveles de los procedimientos.

4. Anticipación

El mantener una comunicación fluida y constante hace que la gestión del rendimiento tenga otra característica, y es que se podrán identificar las incidencias y los obstáculos en cuanto aparezcan, e incluso anticiparse a ellas, y adaptar las tareas de las personas afectadas de manera que puedan sobreponerse y así volver a la senda que les llevará a conseguir las metas globales de la compañía.

5. Proceso continuo

La gestión del rendimiento cambia la tónica más habitual de las empresas de realizar únicamente una vez al año una evaluación donde se valore cómo ha sido el desempeño de la persona y si ha conseguido los objetivos marcados o no. En vez de eso, se trata de un proceso continuo, en el que la información fluye bidireccionalmente durante todo el tiempo. Por eso, si se hace una evaluación concreta, simplemente será necesario recapitular lo que se ha ido hablando durante toda la temporada, pues la comunicación no se ha interrumpido.

Las fases de la gestión del rendimiento

Ya sabemos en qué consiste la gestión del rendimiento y cuáles son las principales ventajas que trae consigo esta metodología. Ahora vamos a conocer cuál es la forma estándar de aplicarla en una organización. Para ello debemos profundizar en las tres fases que conforman el grueso de este sistema.

1. El plan

La primera fase de este ciclo va a ser la de planificación. En este momento inicial, la empresa ha de acordar con sus trabajadores cuáles son las expectativas de desempeño que van a fijar, y que posteriormente se podrán medir según la fórmula de resultados más las acciones o comportamientos llevados a cabo por el individuo. Los resultados se podrán evaluar según los objetivos fijados, y los comportamientos se comprobarán utilizando la escala de dimensiones del desempeño.

Estas expectativas de desempeño han de quedar plasmadas por escrito, de manera que ambas partes las puedan comprobar y verificar en cualquiera de sus aspectos las veces que haga falta. Es la manera de tener una base sólida sobre la que establecer comprobaciones en el futuro. Además, así todo trabajador sabrá qué se espera de él y de su tarea, sabiendo qué debe lograr. Así, cuando alcance esos objetivos también aumentará su satisfacción laboral, porque sabrá que ha logrado lo que se esperaba de él.

Esta escala de expectativas de desempeño, utilizada en la gestión del rendimiento, también demuestra su utilidad cuando es revisada por nuevos empleados de la empresa, ya que les sirve para orientarse rápidamente y conocer cuáles son las expectativas que la organización tiene puestas en él y cómo debe trabajar para satisfacerlas. Este procedimiento genera una relación de comunicación entre los empleados y los responsables que redunda en un ambiente de trabajo muy positivo.

2. Ajuste

Aunque los objetivos han quedado fijados en la primera fase de la gestión del rendimiento, esto no significa que sean inmutables, y no es necesario esperar todo un año para poder realizar modificaciones y así adaptarnos a una perspectiva más realista por cualquier cambio que haya tenido lugar. Por el contrario, esta metodología es dinámica y permite ajustar estos objetivos en cualquiera de las reuniones que se produzcan, si se estima que hay motivos para ello.

En la segunda fase, la de ajuste, iremos verificando el desempeño de los trabajadores para poder darles una retroalimentación y así tener una base sobre la que efectuar los cambios que mencionábamos, si fuese necesario. La ventaja de esta retroalimentación es que funciona de manera inmediata, y le permite al operario ajustar sus comportamientos para acercarse más a las metas que se habían fijado.

Esta retroalimentación no tiene por qué ser un extenso informe que se entregue de una manera ceremoniosa, sino que pueden ser sencillamente algunas indicaciones que se le mencionen al trabajador en el día a día, reorientándole para que logre tomar el camino que permite llegar al fin establecido de la manera más eficiente posible. Estas aportaciones, en el tono asertivo adecuado, pueden suponer un impulso motivacional importante para los miembros del equipo, que se sentirán valorados y empoderados.

3. Revisión

La tercera y última fase de la gestión del desempeño sería la propia revisión del sistema y de los objetivos que se habían marcado, y verificar el éxito que ha tenido nuestra metodología. Continuando en la línea de la comunicación constante entre responsable y subordinado, el primero comunicaría al segundo cómo ha sido su desempeño (que, como vimos en la primera fase, se puede comprobar según un sistema estandarizado) y así, juntos, podrán establecer las conclusiones pertinentes.

Otro punto que se evaluará es la satisfacción del propio trabajador, por lo que podrá tomar el rol protagonista y comunicar libremente qué aspectos de sus tareas y entorno de trabajo le parecen mejorables, de cara a realizar modificaciones para el siguiente ciclo de la gestión del rendimiento. Igualmente, se valorarán cuáles podrían ser las próximas pautas a tener en cuenta para medir el desempeño del trabajador en el futuro.

En definitiva, no solo se cierra el ciclo que habíamos iniciado en la primera fase, sino que a la vez estamos preparando el terreno para volver a comenzar otra secuencia, porque se trata de un sistema que no se detiene nunca, sino que se retroalimenta para poder mejorar constantemente en cada iteración.

Referencias bibliográficas:

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