¿Cómo distinguir entre estos tipos de documentos? Unsplash.

La burocracia es algo que para una proporción relativamente amplia de la población supone más de un quebradero de cabeza. Pero aunque es poco apreciada, lo cierto es que a menudo es necesaria para garantizar un buen funcionamiento del sistema y el seguimiento de un proceso con las máximas garantías posibles.

Dentro de este ámbito a menudo encontramos diversos tipos de documentos, los cuales en ocasiones pueden confundirse entre sí. Entre ellos pueden hallarse algunos que no solo se aplican a nivel administrativo, sino también en ámbitos como el académico.

Por ejemplo, muchas personas han tenido que realizar alguna vez algún informe, o han tenido que esperar a que se confirmara un dictamen o recibir un certificado con el fin de poder ejercer o conseguir cierto servicio o bien. Pero, qué diferencia hay entre estos tipos de documentos? ¿Qué son y qué diferencias hay entre certificado, informe y dictamen? Veámoslo a lo largo de este artículo.

Certificado, informe y dictamen: ¿qué son?

Antes de empezar a hablar de las diferencias entre certificado, informe y dictamen puede resultar coherente y necesario hacer una breve descripción o explicación de qué es cada uno de ellos.

Recibe el nombre de certificado a un tipo de documento el cual se emite con el propósito de dar fe o dejar constancia de un hecho determinado, de manera meramente descriptiva. Para que tenga validez es necesario que haya sido realizado y firmado por un técnico o una autoridad competente en el aspecto del que deja constancia.

Un ejemplo típico de este tipo de documentos lo encontramos en los certificados de estudios o en la cédula de habitabilidad de las casas.

El informe es probablemente el tipo de documento que con más frecuencia se realiza, ya que a menudo es la base a partir de la cual poder tomar algún curso de acción.

Se trata de un tipo de documento que se caracteriza por exponer de manera más o menos detallada el suceso o elementos que se observan y las circunstancias que los rodean de una forma objetiva y centrada en lo empírico, sin admitirse en él ningún tipo de interpretación. Un ejemplo puede encontrarse en los informes que se realizan cuando se tiene algún tipo de accidente de tráfico, con respecto tanto al accidente como al estado de los vehículos y de las personas.

En lo que respecta al dictamen, estamos ante un tipo de documento en el que a partir de los datos que envuelven una situación (generalmente procedentes de un informe), se evalúa y analiza la situación en sí con el fin de tomar algún tipo de determinación al respecto, pautar alguna intervención o actuación o simplemente llegar a una conclusión respecto a qué ha ocurrido. En este caso entre en juego la opinión o valoración del profesional que lo lleve a cabo, el cual debería ser personal experto en la temática a valorar.

Como ejemplo podemos encontrar casos de dictámenes en cualquier proceso judicial en el que se llegue a sentencia, o bien en la selección de un determinado tratamiento para un paciente en el contexto hospitalario o psicológico/psiquiátrico.

Como puede verse, los tres conceptos explicados hasta el momento coinciden en el hecho de que se trata de documentos de gran utilidad y que a menudo se emplean de forma conjunta.

Además todos ellos pueden aplicarse a una gran cantidad de ámbitos, desde la educación o lo académico (¿una persona es apta/no apta?), la construcción (¿esta casa es habitable?), la medicina o la psicología (¿qué le ocurre?, ¿los síntomas se corresponden con X trastorno?, ¿qué tipo de intervención conviene aplicar?) hasta los propiamente administrativos (permisos, regulaciones, solicitudes…). Pero, como se puede ya observar en las propias definiciones, no son idénticos.

Diferencias entre estos tipos de documento

Dictamen, informe y certificado son documentos que en fondo tienen ciertas semejanzas y que suelen estar íntimamente relacionados. Sin embargo, distan de ser el mismo tipo de documento y cada uno de ellos tiene características que lo distinguen de los otros. En este sentido, a continuación destacamos las cuatro principales diferencias entre certificado, informe y dictamen.

1. Objetivo perseguido

Tal vez la principal y más importante diferencia entre dictamen, certificado e informe se encuentre en el hecho de que estos tres tipos de documentos se realizan con propósitos y objetivos diferentes.

En este sentido, un informe se realiza con el propósito de exponer y explicar una situación o aspecto de la realidad determinado, sin pretender en él incluir indicaciones o valoraciones (aunque el objetivo de su realización en realidad pueda ser acabar haciendo esto).

El dictamen se elabora cuando con la información existente sobre una determinada cuestión o situación debe ser valorada, con el fin de proporcionar alguna pauta de actuación, recomendación o solución respecto a la situación en sí o respecto a cómo proceder.

Por último, el certificado es un documento que se emite únicamente como una constatación del resultado de una valoración llevada a cabo anteriormente, dando cuenta y comunicando la conclusión o decisión que se determina al respecto.

2. Explicar vs valorar

Otra de las grandes diferencias entre certificado, informe y dictamen se puede encontrar en el tipo de texto y el trabajo y trato que se le da a la información que aportan.

Mientras que un informe es un texto expositivo en el que la información que se proporciona es objetiva y sin contener ninguna interpretación o subjetividad, el dictamen incluye además de las explicación de la situación un componente de valoración y de decisión respecto a qué hacer con dicha información.

De este modo, el dictamen incorpora una cierta subjetividad al contenido, pues se interpretan los datos para generar una conclusión.

Por último en lo que respecta al certificado, si bien su contenido hace referencia a la conclusión final que se ha obtenido mediante un proceso de análisis con la posibilidad de que existan o no sesgos y subjetividades, estamos ante un documento cuyo contenido se limita a describir la conclusión o resultado en sí. Así pues, el certificado no implica un acto de valoración sino que es el reflejo de la valoración realizada anteriormente.

3. Orden

Además de las anteriores diferencias, también cabe remarcar que por lo general estos documentos suelen estar interrelacionados entre sí, y suele precisarse del anterior para poder llegar a elaborar el siguiente.

En este sentido, el primero de los documentos que será necesario será el informe de cara a poder explorar qué ha ocurrido o sobre qué se está trabajando, obteniendo datos de manera objetiva y detallada. Solo entonces será posible realizar la valoración que permite la creación del dictamen, que usará dichos datos para analizar e interpretar la información y finalmente tomar una decisión al respecto.

Y será en base a este dictamen del que se partirá para poder elaborar un certificado que de fé o deje constancia de la decisión tomada respecto a lo que se esté analizando.

4. Atención al detalle y concisión

Un último pero no menos importante elemento diferenciador entre los tres tipos de documentos citados es, más allá de su objetividad/subjetividad o de lo que persigue cada uno de ellos, es el nivel de detalle y precisión de los datos que incluye.

Mientras que el certificado es por lo general un documento conciso y preciso pero que presta poca atención al detalle y ofrece poca información respecto a qué situación valora y las circunstancias que la rodean, el dictamen resulta mucho más explícito y detallado pero sin embargo es menos conciso y cerrado que el anterior, ya que da cuenta de la valoración realizada respecto a los datos obtenidos del informe.

Finalmente, el informe es junto al dictamen el que mayor nivel de detalle proporciona respecto a la situación que expone y narra, pero dado que se centra en la mera explicación no da lugar a una conclusión, siendo más abierto.

Referencias bibliográficas:

  • Lannon, J. (2007). Technical Communication. Longman.
  • Real Academia Española. (2018). Diccionario de la lengua española.