Análisis del puesto de trabajo: qué es, para qué sirve, y fases del proceso

ara que una empresa funcione de la forma más apropiada es necesario conocer qué es lo que hacen y hasta dónde deberían poder llegar sus trabajadores, si hay algún tipo de falta de formación o si las empresas de la competencia piden más requisitos a sus trabajadores.

Un correcto análisis del puesto de trabajo permite al departamento de recursos humanos reclutar y seleccionar a los mejores candidatos para la empresa, además de conocer cuáles son las competencias, tareas, habilidades y necesidades que cada puesto.

A continuación vamos a comprender qué es un análisis del puesto de trabajo, cuál es su importancia, qué tipos hay y cómo hacer uno.

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¿Qué es el análisis del puesto de trabajo?

Un análisis del puesto de trabajo consiste en una investigación del trabajo que se va a ofertar o un determinado puesto de la empresa que se quiere conocer en profundidad y mejorar. Con este tipo de análisis se pretende conocer las habilidades necesarias para que, quien lo esté realizando, pueda tener un mejor desempeño estableciendo todos los criterios necesarios para seleccionar al candidato más adecuado.

Habitualmente, este tipo de análisis es tarea del departamento de Recursos Humanos, quien tiene, entre otras funciones, la misión de reclutar y seleccionar a los trabajadores más adecuados para que constituyan la empresa, además de cerciorarse de que, en caso de que sea necesario, actualizan su formación. Las empresas no funcionan adecuadamente sin personas aptas para cada uno de los puestos que hay en ella, con lo cual este departamento debe saber qué requisitos son necesarios para cada trabajo.

Una vez se ha analizado el puesto de trabajo en concreto lo habitual es hacer una descripción precisa de qué consiste. Con ello se establecen más fácilmente los requisitos que se consideran necesarios para desempeñarlo, además de definir la oferta laboral y el perfil del candidato deseado. Además, delimitando y precisando cada uno de los puestos de trabajo, la empresa podrá dibujar un organigrama completo, averiguando qué aporta cada puesto en el conjunto de la organización.

Ventajas de este tipo de análisis

La recopilación de todos los datos que se obtienen durante el análisis del puesto de trabajo ayuda en la toma de decisiones, además de permitir validar métodos y técnicas más útiles y eficientes para el desempeño de los puestos de trabajo individualmente y la empresa en su conjunto. Así pues, con este tipo de análisis se puede tomar mejores decisiones en la selección de personal, además de poder evaluar el rendimiento de los trabajadores y determinar quienes deben ser ascendidos, conservados, degradados o despedidos.

Entre las ventajas más claras que nos otorga el análisis del puesto de trabajo tenemos.

1. Estructura de la organización

Mediante este tipo de análisis es posible conocer de qué forma se dividen las tareas de la organización en sus unidades más básicas: divisiones, secciones, departamentos, unidades de trabajo como trabajadores o grupos de trabajo...

2. Estructura de los puestos de trabajo

Como su propio nombre nos sugiere, este tipo de análisis nos permite saber cómo es el puesto de trabajo en sí, en concreto su estructura. Nos permite saber cómo deberían agruparse los trabajos en puestos y rangos de puestos, además de conocer qué puestos se asemejan en su utilidad y función de cara a la empresa.

3. Grado de autoridad

Mediante el análisis del puesto de trabajo podemos conocer el organigrama de la empresa y, a su vez, qué puestos están por encima de otros. Permite conocer el grado de autoridad de cada puesto y su implicación en la toma de decisiones.

4. Criterios de rendimiento

Los criterios de rendimiento son la referencia para conocer las relaciones de dependencia jerárquica dentro de la organización, la cantidad y los tipos de puestos. Es decir, permite saber en qué medida el trabajo de un determinado puesto depende de lo bien que lo haga otro, esté por encima o debajo de él en términos de autoridad.

5. Redundancia de empleados

Mediante el análisis del puesto de trabajo podemos detectar aquellos puestos que prácticamente están haciendo la misma función o se asemejan demasiado como para permitir que sigan existiendo. Esta herramienta permite decidir si es necesario combinar dos puestos de trabajo en uno o cambiar sus funciones para evitar tener duplicidades.

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Tipos de análisis del puesto de trabajo

Son varios los tipos de análisis del puesto de trabajo que se pueden realizar. No son mutuamente excluyentes, más bien al contrario, todos son necesarios para precisar exactamente cuáles son las funciones, requisitos y competencias de cada puesto en la empresa, aunque en función del tiempo y de los medios puede decidir hacerse solo un tipo de análisis. Los principales son los siguientes cuatro:

1. Análisis basado en tareas

El análisis del puesto de trabajo basado en las tareas es el más antiguo y clásico. Consiste, básicamente, en averiguar cuáles son las tareas que desempeñan los trabajadores, al margen de qué competencias, formación y habilidades tienen o deberían tener. Este modelo pretende definir y establecer las tareas, deberes y responsabilidades asociadas a cada uno de los puestos de la empresa.

2. Análisis basado en competencias

El análisis de competencias se centra en aquellas habilidades necesarias para desempeñar el trabajo.

3. Análisis basado en fortalezas

El análisis basado en fortalezas se centra en aquellas acciones que más disfrutan los trabajadores, o aquellas en las que se desempeñan especialmente bien. Se trata de buscar aquellas motivaciones que han movido a los trabajadores a escoger el puesto o las ganas que les despierta desempeñar ese cargo.

4. Análisis basado en personalidad

Aunque ciertamente es un poco más complicado, se puede realizar un análisis del puesto de trabajo buscando aquellos rasgos de personalidad más adecuados para desempeñar tal cargo. También se pueden analizar los rasgos más disfuncionales, es decir, aquellos que sean fuente de problemas para el trabajo en cuestión.

Dónde extraer información

El análisis del puesto de trabajo es una herramienta que trata de seguir el método científico. Se fundamenta en fuentes de información y técnicas lo más objetivas y fiables posibles para hacer que el análisis sea una fiel representación de la realidad organizacional.

Los datos se extraen del trabajo en sí, como por ejemplo las tareas que realiza el empleado, cómo las hace y los comportamientos asociados a su empleo. Pero más allá de estas observaciones, existen varias técnicas para poder extraer toda la información necesaria.

• Entrevistas y grupos de discusión.
• Cuestionarios
• Observación o auto-observación.
• Análisis por medio de la documentación, evaluación del desempeño y antiguas ofertas laborales.
• La metodología de incidentes críticos

Desarrollo del análisis del puesto de trabajo

A continuación veremos cómo desarrollar un análisis del puesto de trabajo y los pasos a seguir. Es fundamental que a la hora de proceder en un análisis de este tipo, se sepan qué aspectos se tienen que documentar, qué personas de la organización pueden facilitarlos y la manera en cómo se va a gestionar la información.

1. Establecer las tareas

La primera parte del proceso consiste en analizar las tareas que desempeñan los trabajadores. Se trata del tipo de análisis del puesto de trabajo más antiguo y, a la vez, más fundamental. Es necesario saber qué tipos de tareas y cómo se están realizando dentro de la organización para poder llevar a cabo un exhaustivo análisis del puesto de trabajo. Así pues, para poder recoger información en este paso es necesario hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace el empleado?
• ¿Cómo lo hace?
• ¿Para qué lo hace?
• ¿Por qué lo hace?

Tratando de responder estas preguntas para cada puesto de empleo podremos redactar todo un listado sobre las tareas que se desempeñan en la organización. Por ejemplo, si queremos analizar el puesto de trabajo de un camarero podemos hacernos estas preguntas con respecto las siguientes dos tareas: llevar comida y bebidas y limpiar la mesa.

En el caso de llevar la comida y la bebida, el camarero usa una bandeja para poder llevar estas cosas al cliente quien ha pedido esos alimentos. El motivo de ello es que nos interesa que el cliente esté satisfecho consumiendo aquello que ha pedido.

En el caso de limpiar la mesa, el camarero lo hace con trapo, desinfectante y demás productos de limpieza para que la mesa esté en condiciones de ser usada por otros clientes. El motivo de esto es evitar no cumplir con los estándares de higiene ordenados por el Ministerio de Salud, además de evitar quejas por parte de la cliente insatisfecha.

2. Responsabilidades y funciones del puesto de trabajo

Una vez se sabe cuáles son las tareas que se desempeñan dentro de organización se procede a agruparlas en diferentes funciones. Puede darse el caso de que haya tareas que solamente cumplen con una función, otras que son bien diferentes entre sí pero sirven para la misma y una tarea que, a su vez, desempeña diferentes funciones dentro de la organización.

Cogiendo el ejemplo del camarero, podríamos considerar que llevar los alimentos a los clientes estaría dentro de la función “servicio al cliente”, mientras que la de limpieza tendría como función principal “higiene del establecimiento” aunque, también, se la podría relacionar con la del servicio al cliente.

Una vez se han establecido cuáles son las funciones de las tareas desempeñadas en la organización éstas se organizan según el grado de responsabilidad dentro de la misma. Se pueden clasificar en una escala en caso de que podamos hablar de responsabilidades mucho más importantes que otras, sin embargo, en muchas ocasiones la mayoría de las tareas implican un grado de responsabilidad similar, con lo cual pueden ser igualmente prioritarias.

3. Conocimiento y experiencias

Un aspecto fundamental durante el análisis del puesto de trabajo es la evaluación de la experiencia y conocimientos necesarios para desempeñar el puesto de trabajo. Así pues se evalúan las destrezas, habilidades y formación que se recomienda o solicita tener para la realización de las tareas propias del puesto de trabajo.

En muchos casos estos conocimientos necesarios son fáciles de establecer. Por ejemplo, para poder trabajar en una clínica como médico la formación que se solicitará será el grado de medicina y, preferiblemente, titulación de postgrado o máster. En otros casos, sin embargo, la titulación necesaria para desempeñar el empleo no es tan clara. Por ejemplo, para trabajar en un supermercado puede que pidan el título de manipulación de alimentos o formación profesional, aunque esto no es siempre así.

Durante el análisis del puesto de trabajo para poder conocer cuál es la formación deseada lo ideal es acudir directamente a los empleados y gerentes. Ellos darán su opinión o experiencia, qué titulación tienen, cuál les han pedido y qué han visto en empresas anteriores donde han trabajado. Es muy útil conocer qué es lo que solicitan empresas de la competencia a sus trabajadores dado que, de esta manera, evitaremos que la empresa pierda fuerza en su ámbito por culpa de la falta de formación de sus trabajadores.

4. Competencias en el análisis de puestos de trabajo

Llegados a este punto es importante realizar el análisis de puesto de trabajo basado en las competencias de sus trabajadores. Aquí se pueden usar tres técnicas muy útiles, que se pueden complementar.

4. 1. Entrevista a gerentes

Los gerentes son una figura clave dentro de la organización, puesto que son quienes conocen el trabajo de primera mano y saben qué competencias son necesarias para realizar adecuadamente las tareas.

4.2. Evaluación del desempeño

Se deducen qué competencias diferencian a un buen empleado de aquel que no realiza bien su trabajo.

4.3. Incidentes críticos

Con esta técnica se establecen aquellos comportamientos clave en el puesto laboral, aquellos que determinan el éxito o fracaso de la organización. Se averigua qué conductas pueden beneficiar o perjudicar al rendimiento de la empresa y se pretende replicarlos o erradicarlos.

5. Tener claras las metas

Independientemente de qué técnica se use, que lo ideal es usarlas a las tres, lo fundamental es que con su uso se logre dar respuesta a las siguientes cuestiones:

• ¿Cuál es la diferencia entre un buen y un mal empleado?
• ¿Por qué pueden algunos empleados desempeñar las tareas mejor que otros?
• Si fueras a contratar a un empleado para realizar una tarea, ¿qué buscarías?
• ¿Es necesario algo más para establecer correctamente las competencias?

De todas formas cabe destacar que cada empresa tiene su propia idea sobre cuáles son las competencias ideales en sus trabajadores según qué puesto ocupen, es decir, este es un paso muy subjetivo.

Esta variabilidad en las competencias solicitadas recibe mucha influencia de la cultura organizacional de la empresa que varía mucho de una a otra. Además, cada empresa tiene un cliente distinto con lo cual puede que los criterios extraídos a partir del análisis de puestos en una empresa no sirva para nada a otra.

Referencias bibliográficas:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. García Murcia, J.(1996). Derecho del Trabajo. Madrid: Tecnos.
• M. Peiró, J.(1996). Psicología de la Organización. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L.(2002). El factor humano en las relaciones laborales, Manual de dirección y gestión: Pirámide.