Dentro del mundo empresarial existen multitud de técnicas y estrategias a seguir para buscar el éxito y la máxima eficiencia.
Uno de esos recursos es el círculo de Deming, un método que exploraremos en este artículo para conocer a fondo sus características, y lo que hace que sea un método a tener muy en cuenta para lograr las metas que nuestra organización se proponga.
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¿Qué es el círculo de Deming?
El círculo de Deming, o ciclo de Deming, es una estrategia empresarial cuyo objetivo es mejorar constantemente en todos los procesos productivos y organizativos a través de un plan circular de cuatro fases: primero, planificar, después, hacer, a continuación, comprobar y por úlltimo, actuar, para volver de nuevo al primero, y así sucesivamente. Se conoce también como ciclo PDCA, ya que estas son las siglas de las cuatro fases en inglés (plan, do, check, act).
El nombre de círculo de Deming proviene de su creador, el profesor de estadística estadounidense, Edwards Deming. Sin embargo, en algunos manuales se puede encontrar el término de círculo de Deming-Shewart, puesto que el mentor de Edward Deming, Walter A. Shewart, fue el que ideó las bases de este mecanismo, aunque fuera el alumno el que lo desarrollase en profundidad posteriormente, y fue exportada en un primer momento a Japón, a lo largo de la década de los 50 del siglo pasado.
La clave del éxito del círculo de Deming es que es un sistema basado en la autoevaluación, para encontrar los puntos fuertes y débiles de la propia organización, de manera que podamos preservar los fuertes y a la vez diseñar un plan para mejorar aquellos en los que actualmente somos más débiles, por lo que en cada ciclo de aplicación del programa se debería experimentar una mejoría respecto a la experiencia anterior. Por eso también se conoce esta estrategia como espiral de mejora continua.
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Fases
Ya hemos adelantado que el círculo de Deming se compone de cuatro fases distintas, las cuales se suceden de forma cíclica, por lo que en realidad el proceso no termina nunca, puesto que siempre se puede lograr mejorar un poco más, aunque cada vez sea más difícil o la mejora sea más pequeña, lógicamente. Vamos a ver en detalle cada una de estas fases.
1. Planificar
Se trata de la fase inicial de este proceso. Lo primero que debemos hacer es planificar, y para ello tenemos que identificar todos aquellos procedimientos que creemos que no son del todo óptimos y por lo tanto se pueden mejorar. También es el momento de marcar unas metas que guiarán el proceso, pues será el objetivo final que queremos alcanzar. Igualmente, tenemos que tener claros los métodos que seguiremos para llegar a esa meta que hemos marcado.
Para identificar las posibles mejoras que podemos realizar, se pueden seguir diferentes vías. Una de ellas es mediante diferentes equipos de trabajo. Otra sería encontrar alternativas a la metodología utilizada actualmente, en busca de otras más eficientes. También será fundamental tener en cuenta tanto los requisitos impuestos por nuestros clientes como la propia política de nuestra organización, puesto que ambas entidades marcarán las líneas rojas por cuyo interior deberemos movernos.
En esta fase es importante hacer uso de alguna herramienta de planificación, con el fin de fijar una metodología a seguir durante nuestra producción, además de diseñar los procesos teniendo en cuenta las exigencias que veíamos. Algunas de las herramientas de planificación más utilizadas en el círculo de Deming son la sencilla lluvia de ideas, el método Poka-yoke (método japonés para evitar errores), el diagrama de Gantt (que muestra la previsión de tiempo que ocuparán las tareas).
Se podría utilizar también el método QFD, o despliegue de la función de calidad, otro método que busca maximizar la calidad del producto final teniendo en cuenta una serie de parámetros. Igualmente, también es frecuente apoyarse en el análisis modal de fallos o efectos, o AMFE, otra metodología que se basa en encontrar los posibles errores que podemos estar cometiendo en el proceso de producción. Son solo varios ejemplos, pues hay multitud de técnicas que son susceptibles de ser utilizadas.
2. Hacer
La siguiente fase del círculo de Deming es previsible, pues consiste en llevar a cabo todo lo que hemos planificado en el punto anterior, por lo que pasaríamos de la teoría a la práctica. Es importante aplicar las medidas que se habían decidido, verificando que así se está haciendo y recopilando todos los datos de los procedimientos, pues se requieren para la fase posterior. A veces es conveniente comenzar con una serie de cambios pequeños, o en un sector concreto de la organización, para comprobar su eficacia.
Aunque esa sería la metodología más óptima, pues nos permite verificar si los cambios propuestos van en la línea que buscamos y muestran una tendencia exitosa, esto no siempre es posible y, en función de las características de nuestra compañía, a veces tendremos que imponer los cambios en el conjunto completo de los procedimientos, por lo que tendremos que adaptarnos a aquellas modificaciones que sean factibles. En caso de poder hacer la prueba, debe ser representativa, para poder extrapolar los resultados.
3. Comprobar
Una vez se han aplicado los cambios que habíamos fijado en un principio, llega el momento de comprobar si han generado los resultados que habíamos previsto o si por el contrario hemos alcanzado otros diferentes, ya sean peores o mejores. Por eso es necesaria la recogida de datos a la que apuntábamos en la fase anterior. Para poder evaluar si los resultados encajan con las previsiones, podemos hacer uso de diferentes herramientas, según nuestras necesidades.
La más sencilla es la lista de control (la clásica check-list). Se podría utilizar también el diagrama de Ishikawa, o de cola de pescado, por la forma que genera. Es un método japonés para mostrar gráficamente el análisis de un problema y su solución. Se puede elegir también un diagrama de correlación, para conectar unas variables de nuestros procesos con otras. Se utiliza frecuentemente también el diagrama de Pareto o distribución A-B-C, para establecer la importancia de diferentes elementos.
Otro método sería el del cuadro o tablero de mando, donde se mostrarían diferentes indicadores (o KPIs, por su nombre en inglés, Key Performance Indicators), de manera que visualmente sea más sencillo poder analizar las diferentes variables y así poder decidir entre diferentes alternativas. Tal como ocurría en la primera fase, todas estas son algunas de las posibles herramientas que podremos utilizar, pero siempre teniendo en cuenta que existen más y que debemos elegir la que mejor se ajuste a nuestras necesidades.
4. Actuar
Ya hemos trazado un plan, lo hemos llevado a cabo y hemos comprobado su eficacia. Quedaría una última fase para cerrar el círculo de Deming, y esta no es otra que actuar. Esto quiere decir que, una vez instaurados los cambios y analizados los resultados, se deben fijar aquellos que hayamos comprobado que son eficaces, teniendo en cuenta aquellos que no han tenido el éxito que esperábamos de cara al siguiente ciclo del círculo de Deming, pues ya hemos visto que lo que se busca es la mejora continua.
Otros autores se refieren a esta como la fase de ajuste, y es que, efectivamente, lo que debemos hacer en este punto es ajustar las estrategias que habíamos fijado, de cara a seguir optimizando los procesos y así conseguir cada vez los mejores resultados. Lo importante es distinguir esta fase de la segunda (hacer), ya que en aquella se aplicaban los cambios, y en esta se cierra el círculo, tras haber comprobado los resultados de dichos cambios.
Para poder realizar las mejoras, nos podemos ayudar de herramientas como el diagrama de afinidad, cuyo objetivo es recopilar aquellos elementos que tienen un denominador común para poder organizarnos de una forma más eficiente. Otro método es el del análisis de valor, que nos ayuda a discernir la valía de determinado componente. También podemos contar con el método Kaizen, una fórmula japonesa que busca la mejora a través de pequeños cambios. Como siempre, son solo unos ejemplos, pues existen más alternativas.
Ventajas
Gracias al círculo de Deming, la industria que lo aplique puede lograr una serie de ventajas que hacen que la elección de esta metodología merezca la pena.
La primera de ellas haría referencia a los tiempos de producción, que generalmente deberían verse reducidos, al haber mejorado una serie de procedimientos de la cadena, que permiten lograr el mismo producto utilizando menos tiempo que antes.
Igualmente, mejoraríamos la calidad, al eliminar diferentes errores que contaminaban nuestro proceso de producción.
La tercera ventaja, igual o más importante que la anterior, es que los costes de fabricación se habrán reducido, pues el círculo de Deming busca aumentar la eficiencia a cada ciclo en que lo aplicamos, de manera que una vez completadas las cuatro fases deberíamos poder generar nuestro producto o servicio de una manera más rentable que al principio. Todas ellas son razones de peso para decidir aplicar el círculo de Deming en nuestra empresa.
Referencias bibliográficas:
- Gupta, P. (2006). Beyond PDCA-A New Process Management. Quality progress.
- Johnson, C.N. (2002). The benefits fo PDCA. Quality Progress.
- Sobek II, D.K., Smalley, A. (2011). Understanding A3 thinking: a critical component of Toyota's PDCA management system. CRC Press, Taylor & Francis Group.
