Cómo hacer descripciones de puestos de trabajo: 11 consejos

Cuando se busca empleo, es muy importante elaborar un buen currículum, dado que es la primera impresión que le ofrecemos al empleador.

Pero, no únicamente quienes buscan trabajo deben prepararse bien lo primero que verán de ellos quienes buscan cubrir un puesto de trabajo. Las propias organizaciones deben asegurarse de que dan una imagen del trabajo que ofrecen.

Las descripciones de puestos de trabajo son un documento crucial para las empresas, dado que les permite darse a conocer y les facilita el encontrar al candidato idóneo.

En el presente artículo explicamos cómo son estas descripciones, además de explicar varios aspectos que deben incluirse en este tipo de documentos y algunos errores frecuentes que cometen los empresarios a la hora de ofrecer un puesto de trabajo.

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¿Qué son las descripciones de puestos de trabajo?

Las descripciones de puestos de trabajo, también denominadas “job descriptions”, son documentos en los que se describen las características de un empleo, indicando los aspectos relevantes de la forma más objetiva posible.

No se trata de describir el rol que está realizando un empleado ya contratado para este puesto de trabajo, o describir cómo debe ser el trabajador ideal. Este tipo de descripciones consiste en indicar la relación de las tareas con el puesto de trabajo de forma exhaustiva, las funciones y responsabilidades que va a desempeñar el trabajador y qué servicios o bienes va a ofrecer.

Sus funciones

Una buena descripción de puestos de trabajo cumple tres funciones:

Define el empleo

Ofrece una visión general del empleo y sirve de guía para futuros trabajadores.

Estructura la organización

Detalla cómo está organizada la empresa.

Atrae talento

Permite encontrar candidatos que ofrecen algo nuevo a la organización.

Elementos de estas descripciones

Para que la descripción del puesto de trabajo sea completa y resulte atractiva para futuros candidatos, es necesario que tenga los siguientes elementos bien definidos.

1. Título del puesto de trabajo

Debe ser claro y atrayente, y que sirva para tener una primera idea de cual es el rol que realizará el empleado en la empresa.

2. Objetivos del puesto

Debe quedar claro cuáles van a ser las funciones del trabajador. Su rol laboral y la descripción de los objetivos que se pretenden alcanzar con su contratación.

3. Descripción de tareas

Las actividades que va a desempeñar el trabajador deben mostrarse claras, e indicar con qué frecuencia se realizan. También es importante indicar cuánto tiempo van a demorarle.

4. Relaciones con otros departamentos

Si se trata de un trabajo en el que se implican a varios departamentos es importante que se plasmen de forma clara estas relaciones.

También cabe indicar si el contacto interdepartamental se realiza con mucha frecuencia o, por el contrario, se trata de situaciones poco comunes.

5. Organigrama y jerarquía

Relacionado con el punto anterior, debe indicarse cuál va a ser la posición del empleado en la empresa.

Debe quedar claro cuántas personas estarán por encima y debajo de él en cuanto a las tareas que vaya a realizar, y bajo las órdenes de quien se encuentra.

6. Desplazamientos

Dependiendo de donde se encuentre la oficina o si en el empleo es preciso hacer viajes de negocios, se debe indicar si la persona va a tener que desplazarse con frecuencia o si, por el contrario, le sale más a cuenta trasladarse a una residencia pagada por la empresa.

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7. Documentación

Se debe detallar qué documentación se debe presentar para solicitar el puesto de trabajo, además de explicar los documentos que se manejan con frecuencia dentro de la organización y si se requiere un gestor.

8. Lugar de trabajo

Se debe describir el ambiente de trabajo, bajo qué condiciones se trabaja, facilidades para personas con algún tipo de discapacidad...

9. Peligrosidad y riesgos

Existen ciertos empleos en los que hay algunos riesgos, como en el ámbito de la medicina (p.ej., contagio), la construcción (p.ej., accidente laboral) o en seguridad (p.ej., agresión). Debe quedar claro cuáles son, y cómo les suele hacer frente la organización.

10. Tiempo requerido

El horario de trabajo es unos de los aspectos en los que primero se fijan muchos buscadores de empleo. Debe quedar claro cuántas horas se dedican al día y a la semana, a qué hora empieza la jornada laboral y cuando finaliza.

También se debe indicar qué días se trabaja, si solo en laborables o también hay algún fin de semana y festivo. Además, debe quedar claro si hay días de vacaciones compatibles con las principales festividades.

11. Requisitos y formación

Hoy en día es frecuente que al empezar a trabajar se ofrezca al nuevo trabajador a una formación. Además de ello, en la descripción del puesto de trabajo debe quedar claro qué conocimientos se requieren para el empleo y si se va a facilitar las primeras semanas en el puesto.

También es importante relacionar este puesto de trabajo con otros de similares, en los que se requiera del mismo tipo de formación, para así poder atraer a personas que tengan experiencia en esos puestos de trabajo.

Errores a evitar

Las descripciones de puestos deben estar diseñadas evitando estos errores.

1. Usar terminología interna

Es recomendable evitar usar palabras demasiado técnicas o muy propias de la organización. Puede ser que haya palabras usadas cotidianamente por los miembros de la empresa que, fuera de ella, carecen de significado o son difíciles de entender.

Debe utilizarse una terminología clara, sin significados ambiguos. A la hora de solicitar los requisitos para el puesto de trabajo, se deben utilizar los términos ampliamente usados en el mundo empresarial y, así, dejar claro que es lo que se pide al interesado por el empleo.

2. No involucrar a toda la organización

A la hora de elaborar una descripción de un puesto de trabajo, se debe recurrir a otros departamentos implicados y a Recursos Humanos.

De esta forma se puede concretar mejor la función que realizaría el futuro candidato, además de elaborar una descripción mucho más ajustada y realista.

3. Ser poco realista

En las descripciones de puestos de trabajo, un error común es la de describir al empleado ideal en vez de describir de forma clara y bien detallada qué es el puesto de trabajo ofrecido..

La perfección no existe. Se debe ser realista y explicar lo que se necesita para desempeñar el rol, no hacer una lista de deseos.

4. No actualizar la descripción

La descripción de puestos de trabajo es una herramienta flexible y debe adaptarse a las nuevas necesidades que haya en la empresa, además de la evolución del mercado laboral.

Por este motivo es necesario revisar y actualizar de forma periódica esta descripción, para asegurarse de que refleja los cambios en los requisitos que solicita la empresa.

5. Usar lenguaje discriminatorio

En el lenguaje cotidiano, el uso de ciertas palabras y expresiones pueden aceptarse coloquialmente, pero en un contexto laboral pueden interpretarse como políticamente incorrectas y discriminatorias.

Referencias bibliográficas:

• Etkin, J. (2000). Política, Gobierno y gerencia de las organizaciones, Buenos Aires, Editorial Prentice Hall. (Capítulo 3: Los factores de la complejidad).
• Schlemenson, A. (2002). La estrategia del talento, Bs. As., Editorial Paidós. (Capítulo 4 El sentido del trabajo).