¿Te distraes con facilidad en el trabajo? ¿Sientes que no tienes tiempo para gestionar todas tus responsabilidades? ¿Te cuesta decir ¨no¨ a las diferentes tareas que te proponen y luego no llegas a ejecutarlas todas a tiempo?
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas ha sido afirmativa, tu productividad puede estar en peligro.
En teoría, mientras más ¨produzcamos¨ en la menor cantidad de tiempo posible, mayor será nuestra productividad. Podríamos decir que la productividad es un concepto fácil de entender pero difícil de conseguir. La situación española es el ejemplo perfecto para ilustrar este punto: según Adecco Outsourcing (2022), tan solo 6 de cada 10 empresas españolas se adhieren a políticas que mejoran la productividad. Lamentablemente, no podemos solventar un problema nacional ni empresarial en un simple abrir y cerrar de ojos. Lo que sí podemos hacer es establecer y mantener buenos hábitos que nos ayuden a ser más productivos.
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Implementar buenos hábitos: la clave para ser más productivos
Un hábito es una acción que repetimos frecuentemente y de manera automática sin tener que pensar en ello. Todo ser humano tiene hábitos que realiza a diario. Gran parte de la población lee las noticias por la mañana, mientras que otros ven el telediario religiosamente por la tarde; algunos tienden a ducharse temprano y con agua fría, mientras que otros prefieren un baño caliente justo antes de dormir, y así sucesivamente.
Cuando ya hemos interiorizado estos patrones de conducta dentro de nuestra rutina, estos no suponen un esfuerzo o sacrificio por nuestra parte, ya que se han convertido en acciones automáticas que hacemos de forma natural. El problema no radica en mantener el hábito, sino en construirlo en un primer lugar.
Por mucho tiempo se tuvo la creencia de que, para adoptar un nuevo hábito, necesitaríamos realizar una determinada acción de manera consciente y repetida por un período no menor a 21 días. Esta teoría nace a raíz de las observaciones del doctor Maxwell Maltz, autor del famoso libro ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), en el que establece que sus pacientes tardaban un mínimo de 21 días en adoptar un cambio dentro de su rutina. Lo cierto es que la creación de hábitos no es una cuestión tan sencilla ni tan exacta.
La psicóloga Phillippa Lally (2010, 2022), por su parte, estableció que, en promedio, tardamos más de dos meses en automatizar un nuevo hábito, y la cantidad de días exactos depende significativamente de la acción en sí, de la persona y de las circunstancias en las que se desarrolle el hábito. Otro hallazgo de esta investigación es que, repetir una actividad la mayor cantidad de veces posible bajo las mismas circunstancias, facilitará que esta acción se convierta en hábito.
Por ende, para crear hábitos exitosamente, primero debemos ser disciplinados, constantes y específicos. Será mucho más fácil interiorizar un hábito que hagamos cada día, a la misma hora y en el mismo sitio, que uno que hagamos cada cierto tiempo, a distintas horas y en diferentes lugares.
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¿Qué hábitos podrían potenciar nuestra productividad en el trabajo?
Stephen Covey, autor del mayor bestseller de la historia de la autoayuda, ¨Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva¨ (1989), establece que crear hábitos ¨supone un proceso y un compromiso tremendo¨, ya que implica una intersección entre el conocimiento (definir y establecer ¨qué¨ hábito deseamos implementar y ¨por qué¨), la capacidad (determinar ¨cómo¨ alcanzarlo) y el deseo (la motivación para ejecutarlo). Si ponemos en práctica este paradigma, nuestra motivación (deseo) es ser más productivos en el ámbito laboral. A continuación, te presentamos qué hábitos implementar en tu trabajo para mejorar tu productividad y por qué (conocimiento), y cómo alcanzarlos (capacidad):
1. Optimiza tu tiempo
Si un malabarista no sincroniza correctamente su tiempo, se le caerán todas las pelotas que lograba mantener en el aire. Asimismo, una planificación realista y específica en el trabajo es indispensable. Planificar tu itinerario y priorizar las tareas pendientes garantizará que gestiones correctamente tu tiempo. Para ello, recomendamos que realices una lista de todas las tareas que deseas finalizar en tu día laboral. Elaborar esta lista en un mismo momento todos los días (ya sea la noche anterior o a primera hora de la mañana). Te sugerimos priorizar siempre las tareas importantes por su urgencia y valor.
Es importante que gestiones una actividad a la vez y determines una cantidad de tiempo realista para llevarla a cabo. Céntrate en dicha acción y dedícale toda tu atención. Elimina las distracciones y las interrupciones. ¿Sueles revisar los correos constantemente? Asígna una hora o varias a esta tarea dentro de tu planificación diaria. ¿Debes gestionar llamadas o reuniones con el equipo? Agéndalas. Si te aseguras de que todo tiene su momento y su lugar dejarás de sentirte abrumado y frustrado. No habrá falta de tiempo para algo, ya que concederás tiempo a todo.
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2. Establece metas y plazos
Para poder organizar un viaje es indispensable saber el destino y la fecha del viaje. Saber a dónde vamos y cuándo queremos llegar es el propulsor que nos motiva a continuar. Muchas veces gestionamos proyectos sin establecer estos parámetros. Si no definimos estos factores, es imposible saber cómo priorizar la tarea. Esto provocará que se acumulen un sinfín de responsabilidades y provocará un efecto de bola de nieve en el que la carga laboral crecerá sin que podamos frenarla o disminuirla.
Para esto, sugerimos determinar el resultado final que deseamos alcanzar para cada proyecto, la cantidad de pasos a realizar y la cantidad de tiempo correspondiente para cada paso, para así poder establecer una fecha tentativa de finalización. Si hacemos un desglose correcto de la actividad, en objetivos y subobjetivos, la organizamos correctamente y luego somos consecuentes y disciplinados a la hora de desarrollar cada paso, podremos alcanzar nuestros objetivos eficientemente.
3. Asertividad ante todo
Ser asertivo implica expresarnos de manera clara y concisa, con firmeza pero sin hostilidad. Según el psicólogo John M. Gottman, comunicarse efectivamente es sumamente difícil en una relación de cualquier índole. Una de las formas en las que fallamos a la hora de ser asertivos en el trabajo o con el equipo es cuando evitamos decir ¨no¨ por miedo a una repercusión o a la decepción de alguien. Aceptamos petición tras petición y, cuando somos incapaces de cumplir con nuestra palabra, no solamente sufre la productividad individual y la del equipo, sino que nuestra credibilidad y profesionalidad disminuye. Decir que no denota madurez y honestidad. Decir que no es una oración completa que no necesita justificaciones.
Otras formas de ser asertivo es siendo simple y directo al hablar, exponiendo lo que necesitas sin disculparte y manteniendo un control sobre tus emociones. Este hábito requerirá mucha práctica y paciencia, pero hará maravillas a la hora de potenciar tu productividad.
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4. Prioriza tu bienestar
Si no cargas el ordenador, eventualmente se apagará y no podrá cumplir sus funciones. De la misma manera, los seres humanos somos baterías recargables, y necesitamos la desconexión y el descanso para seguir produciendo resultados. Rutinas que potencien el descanso y la desconexión digital son de vital importancia para que podamos ser productivos en nuestros trabajos. Para esto, recomendamos ser rigurosos con la hora de ir a dormir, concederle un tiempo adecuado (unas 8 horas) respetar los descansos laborales y desconectar del trabajo tan pronto finalice nuestra jornada.
Otras actividades que promuevan un bienestar general (y, por ende, nuestra productividad) son una buena alimentación, la actividad física y la meditación o relajación. Te recomendamos incorporar estas actividades dentro de tu rutina diaria y asignarles un momento y lugar, para facilitar la automatización del hábito.
5. Crea armonía física
Si hay caos en el entorno, hay caos en la mente. Por ende, es sumamente importante que mantengas un espacio funcional y limpio, ya que te ayudará a ser más productivo y eficiente. De esta manera, reducirás la probabilidad de traspapelar un documento importante o de perder un archivo con información sensible.
No perderás tiempo en un problema, sino que podrás ocuparte de él directamente. Para esto, recomendamos que le asignes un lugar funcional a todo lo que consideras imprescindible a la hora de gestionar tu trabajo. Tan pronto dejes de utilizarlo, devuélvelo a su lugar. Esto también puedes aplicarlo a tu espacio online: clasifica los correos que recibes y organiza las carpetas de tu ordenador. Deja todo en su sitio, en su propio lugar.
6. Practica la autorreflexión
La consecución de los resultados es vital, pero aún más valioso es reflexionar sobre la forma en la que hemos alcanzado nuestras metas. A través de la autoevaluación podemos determinar qué hábitos no funcionan y qué aspectos debemos seguir mejorando. Para desarrollar este hábito, se podría responder a las siguientes preguntas de manera semanal: ¨¿El resultado final ha sido como me lo imaginaba? ¿Qué hubiera cambiado? ¿Qué deseo replicar?¨. Al puntualizar sobre lo positivo y lo negativo, iremos perfeccionando la metodología que nos conducirá al éxito.
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En resumen, para ser más productivos debemos crear hábitos que potencien nuestro rendimiento. La creación de hábitos es un proceso que conlleva que seamos disciplinados y constantes con nuestras acciones para poder automatizarlas. Estos hábitos que te hemos comentado son meras pinceladas de cómo puedes mejorar tu productividad, pero son formas seguras de producir resultados. ¿Te animas a implementarlas?
