Cómo gestionar mejor el tiempo en el trabajo: 12 consejos (y qué evitar)

A todos nos ha pasado que tenemos un montón de trabajo que hacer y parece que no hay horas suficientes para acabarlo. “Buff, no tengo tiempo...” nos decimos pero, seamos sinceros, todos tenemos los mismos 7 días con 24 horas cada uno. El problema no es que no haya tiempo, es que nos lo planificamos mal.

Cómo gestionar mejor el tiempo en el trabajo es una pregunta que todos los apurados trabajadores nos hemos hecho y a continuación vamos a ver estrategias para así conseguirlo, además de cómo evitar que nuestras horas se desvanezcan tan fluidamente como lo hacen los granos en un reloj de arena.

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Cómo gestionar mejor el tiempo en el trabajo y rendir mejor

Nuestras semanas tienen 7 días y cada uno de ellos tiene 24 horas, ni una más ni una menos. El tiempo es igual para todos en términos de cantidad, pero no en su aprovechamiento. Unos consiguen hacer todas las tareas que deben sin que les falte tiempo para dedicarlo a su ocio y familia, mientras que otros acaban bien tarde sus obligaciones. ¿Por qué? ¿Qué es lo que diferencia a unos de los otros? La clave de todo esto está en lo diferente que gestionamos nuestro tiempo laboral.

En la sociedad en la que vivimos es fundamental gestionar el tiempo, puesto que a la más mínima que nos falta empezamos a sobrecargarnos, sentir estrés y notamos como todo lo que queríamos hacer se tiene que cancelar.

Las obligaciones laborales están por delante de nuestras aficiones, familia, amigos y demás actividades placenteras, lo cual hace que cuanto más tiempo tardemos en hacer nuestro trabajo, menos vamos a disfrutar del ocio. La mala gestión del tiempo nos frustra y hace que sintamos que perdemos nuestra vida.

Cómo gestionar mejor el tiempo en el trabajo es algo que muchos quieren pero pocos lo consiguen. No hay ningún misterio incomprensible, simplemente es cuestión de aprender a organizarse. Claro que siempre pueden darse imprevistos, pero la mayoría de las horas que vemos pasar es tiempo que, bien aprovechado, nos permitirá acabar lo antes posible nuestros quehaceres laborales.

Formas de gestionar mejor el tiempo

A continuación veremos vamos a ver varios consejos y estrategias para sacarle el máximo provecho al tiempo estando en el trabajo, para así disponer de más para aquellas actividades placenteras que queremos hacer una vez hemos acabado con nuestras obligaciones laborales.

1. Usar una agenda

Las agendas nos permiten gestionar el tiempo a medio y largo plazo poniendo las fechas importantes y teniéndolas bien presentes. Ya sea en formato digital o físico, lo importante es que tengamos una para organizar las tareas y planificar bien cuándo tenemos que entregar los informes o cumplir con nuestros plazos. Debemos tenerla siempre a mano, para apuntar todos nuestros compromisos y consultarla con frecuencia. No confiemos en nuestra memoria porque, por mucho que creamos que es infalible, no lo es.

2. Asignar un tiempo concreto a las tareas

Si trabajamos sin descanso y de forma continuada, tarde o temprano aparecerá el cansancio físico y mental, lo cual nos impedirá rendir adecuadamente. Es por este motivo necesario asignar un tiempo determinado a cada actividad y dejar algo de tiempo libre entre tarea, aunque sea muy corto. Esto puede resultar contradictorio, pero teniendo en cuenta que más allá de los 50 minutos es difícil que sigamos concentrados, un descansito breve puede recargarnos y hacer que sigamos trabajando satisfactoriamente.

Lo ideal es poner en nuestro horario cuándo se empiezan a hacer cada una de las tareas que nos han asignado y cuando debemos hacer un pequeño descanso. Podemos basarnos en el método Pomodoro, estando trabajando 25 minutos (1 pomodoro) o 50 (2 pomodoros) y después hacer un descanso de 5 minutos entre periodos. Así conseguiremos avanzar sin sentirnos agotados, llevando adecuadamente las funciones que tenemos que desarrollar.

3. Marcarse objetivos

Es muy recomendable fijarnos metas diarias, semanales e incluso mensuales. Esta estrategia es una muy buena opción para realizar correctamente trabajos cortos, además de que nos motiva ver lo mucho que estamos consiguiendo. Estos objetivos deben ser ambiciosos, pero también realistas y alcanzables puesto que, en caso contrario, al ver que no los estamos cumpliendo nos vamos a desmotivar. Los objetivos a plantearse deben ser a corto, medio y largo plazo.

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4. Priorizar tareas

No todas las tareas tienen la misma importancia. Debemos empezar por las más importantes, las más prioritarias. Da igual el orden en que prioricemos las cosas, lo importante es que lo hagamos puesto que de acabar las cosas más importantes antes significará que antes vamos a tener tiempo libre.

Aquello que sea pequeño o que no es urgente solucionarlo puede esperar. En relación con esto es fundamental conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, aquellas en las que mejor nos concentramos, para así poder hacer las tareas que más recursos nos exigen con la mayor eficiencia posible y sin errores. Lo menos importante es mejor dejarlo en los momentos en los que nuestro rendimiento no es muy alto, siendo normalmente después de comer o a últimas horas de la jornada laboral.

5. Empezar por lo menos agradable

En muchas ocasiones nos dejamos lo que menos nos apetece hacer para el final y eso es un craso error. Lo mejor que podemos hacer es hacer lo antes posible aquello que nos supone un mal trago porque, así, nos lo quitaremos de encima antes y más podremos disfrutar el resto del día. Si nos deshacemos de aquello que nos estresa primero, el resto de cosas a hacer serán más fáciles de hacer.

6. Dividir el tiempo en bloques

Una muy buena estrategia para aprovechar y gestionar eficientemente el tiempo es dividir la jornada laboral en bloques. Si tenemos que hacer tareas complejas, las cuales a simple vista nos quitan mucho las ganas de empezarlas, siempre podemos descomponerlas en tareas más sencillas, organizadas de tal forma que cada pequeño paso sea un avance. Convirtiendo las tareas complejas en varias más sencillas podemos optimizar recursos, ahorrarnos tiempo y organizarnos mejor el tiempo.

7. Darse recompensas

Si bien no debemos abusar, si que podemos recompensarnos por hacer las tareas. Podemos darnos pequeños premios como, por ejemplo, tomarnos una chocolatina al acabar un informe, leer una media hora un libro que nos gusta, ver un vídeo que nos interese… Estos pequeños premios nos impulsarán y motivarán a hacer y acabar las tareas que tenemos que hacer.

8. Organizar un buen entorno de trabajo

El lugar en el que trabajamos es muy importante, más de lo que creemos. En la medida que podamos, debemos trabajar en un lugar con un buen escritorio, una silla cómoda, buena iluminación y sin muchos distractores. Podemos darle un toque personal para que sea acogedor pero siempre asegurándonos de que está ordenado y bien organizado. Una mesa llena de papelorios, con los instrumentos de oficina totalmente desordenados, es un entorno que nos impide concentrarnos en nuestras tareas.

9. Ponerse límites

Pasarse varias horas seguidas haciendo lo mismo, sin levantarse de la silla ni para estirar un poco las piernas, es malísimo para nuestra salud y nuestra productividad. No por trabajar más horas vamos a hacer mejor las cosas. Si vemos que una tarea nos está costando demasiado o que nos distraemos fácilmente, démonos un tiempo, ya sea cambiando de tarea durante un rato o directamente descansando. No es que estemos abandonando lo que estábamos haciendo, es que necesitábamos dejarlo un rato en stand-by.

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10. Evitar la multitarea

Pero de la misma manera que está bien dejar una tarea a medias por un rato, no debemos pensar que vamos a trabajar bien si saltamos de tarea en tarea constantemente. Concentrarnos es algo que requiere su tiempo, así que no podemos dedicarnos a hacer alternamente dos tareas a la vez, puesto que lo único que vamos a conseguir es cansarnos muy rápidamente y tardar el doble en hacerlas. La multitarea es el peor de los enemigos de la gestión eficiente del tiempo. El rendimiento es mucho mayor cuando nos centramos en una sola tarea.

11. No temer a decir que no

Es fundamental aprender a decir que no cuando no podemos hacer algo porque ya tenemos mucho trabajo. A veces nuestros compañeros nos intentan encasquetar sus obligaciones, o incluso nuestro jefe abusa de su situación y nos pone tareas que es imposible que consigamos acabar hoy sin sacrificar parte de nuestro tiempo libre. Algunas veces puede aceptarse, pero siempre ya es pasarse. Si vemos que nos están pidiendo demasiado, no debemos temer a decir que no.

12. Delegar en terceros

A veces podemos sentir que la situación nos supera, especialmente si nos han encargado muchas tareas, más de las que esperábamos. Es importante evitar el estrés y delegar alguna de nuestras tareas a algún compañero o subordinado, sin abusar de la confianza ni tampoco pasarse ni darle una tarea para la que no ha sido contratado. La cuestión no es poner a alguien más a hacer lo que nos corresponde, pero sí mandar actividades que es complicado que podamos hacer completamente nosotros solos.

Lo que nos quita tiempo: errores y distractores en el trabajo

Ahora que hemos visto 12 consejos para aprender a gestionar mejor el tiempo en el trabajo, ha llegado el momento de ver aquello que nos quita tiempo. Son varios los errores y distractores que entorpecen nuestro buen rendimiento estando en el puesto de trabajo, ladrones del tiempo que, de detectarnos, harán que podamos gestionar de la mejor manera nuestra jornada laboral.

1. Interrupciones

Está claro que las interrupciones son que más estropea nuestra organización del tiempo. A la mínima que algo nos interrumpe nuestra concentración se desvanece, haciendo que necesitemos unos cuantos y valiosos minutos para poder concentrarnos en aquello que estábamos haciendo de nuevo. Cuanto más tiempo tardemos en recuperar la concentración, más tiempo tardaremos en volver a ser poductivos y, también, corremos ciertos riesgos de cometer más errores.

2. Teléfono móvil

El teléfono nos quita tiempo y mucho. Ya sea para cotillear lo último que ha puesto alguien en Instagram, lo que nos escriben nuestros amigos en Whatsapp o alguna llamada de un familiar, el móvil nos distrae e impide que seamos eficientes y claro, más tardamos en hacer las cosas.

Una buena idea es apagar el móvil, sin embargo, dado que vivimos en una sociedad hiperconectada y que dependemos mucho de él, lo mejor que podemos hacer es apartarlo de nuestro campo de visión para que, así, solo nos acordemos de él cuando lo veamos.Es muy importante también dejarlo en silencio y decirle bien claro a nuestros familiares y amigos que si no es para avisarnos de una auténtica urgencia que no nos llamen.

3. Aplazar tareas

Aplazar tareas desagradables o complejas es lo peor que podemos hacer porque cuanto más tiempo pase menos ganas tendremos de hacerlas y más nos va a costar hacerlas bien cuando nos decidamos a ello. Lo mejor que podemos hacer, como hemos comentado antes, es hacerlas justo en el primer momento del día porque así nos quitamos el mal trago lo antes posible.

Resumen

Si queremos gestionar mejor el tiempo en el trabajo es fundamental que sepamos qué es lo que tenemos que hacer, estructurar las tareas en pequeñas actividades fáciles y rápidas de hacer y empezar por lo menos agradable. Es muy importante tener en cuenta en qué momentos del día somos más productivos y poner las actividades más simples y menos importantes en aquellos en que nos cuesta más concentrarnos, como después de comer o al final de la jornada laboral.

Las distracciones, sobre todo las interrupciones y los teléfonos móviles, son lo que más daño le hace a nuestra gestión del tiempo porque cuantas más veces perdamos la concentración menos productivos seremos. Es fundamental trabajar en una habitación cómoda, en donde estemos aislados de cualquier distractor no urgente y tengamos bien claro cuándo es el momento más adecuado para usar el móvil. Nuestros seres queridos deben saber de qué hora a qué hora trabajamos, diciéndoles que en ese horario no deberían llamarnos a no ser que sea para algo muy importante.

Referencias bibliográficas:

• Allen, D. (2001). Getting things done: the Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.