Normalmente, una carta formal tendrá como destinatario una persona con autoridad o con cierto grado de jerarquía, con capacidad para influir en algún aspecto relevante de nuestras vidas. Por esta razón es importante saber redactar correctamente.
En este artículo veremos las características más relevantes de la carta formal que debe presentar este tipo de escrito, apuntando las distintas partes que la forman, y por último citaremos algunos ejemplos de tipos de carta formal y cuando utilizarlos.
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¿Qué es una carta formal?
La carta formal es el tipo de comunicación escrita que redactamos con la intención de ser enviada a una autoridad ya sea conocida o desconocida, pero siempre con la necesidad de mantener una actitud de formalidad. Con el propósito de que la carta formal esté bien escrita debe respetar y cumplir con unos mínimos de calidad, estructura y lenguaje.
Normalmente, este tipo de cartas son las utilizadas para comunicarse en el ámbito profesional y académico, presentando como requisito que las ideas que se expresan en esta sean claras y entendibles.
Generalmente el objetivo o finalidad de la carta formal será informativo, es decir, transmitir información que queremos presentar como objetiva. Así pues será fundamental que la información que presentamos sea clara y concisa, facilitando la comunicación. Veamos cómo lograrlo.
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Principales características que debe cumplir la carta formal
Las características que citaremos y explicaremos a continuación no son exclusivas de las cartas formales, pueden aparecer en otro clase de escrito siempre que presenten como principal finalidad dar un mensaje claro y conciso.
1. Tiene finalidad informativa
En la mayoría de ocasiones el principal objetivo que presentan las cartas formales es informar, es decir, dar nueva información textual sobre algún aspecto ya sea conocido o desconocido para la persona que la recibe.
Como hemos apuntado anteriormente, estas cartas se utilizan principalmente en los ámbitos profesional y educativo. Por tanto, la finalidad será transmitir información de manera formal y no con la intención de establecer un contacto personal con el otro individuo, ni con el ánimo de generar emociones concretas.
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2. Utilización de un lenguaje formal y respetuoso
Las cartas formales, como ya mencionamos con anterioridad, van dirigidas normalmente a una persona de autoridad. Por ello será esencial que utilicemos un lenguaje formal y respetuoso, siguiendo una serie de normas establecidas culturalmente.
Independientemente de la finalidad de la carta, esta debe estar escrita de manera educada, utilizando buenas formas, la cortesía y la diplomacia, ya que de este modo es más probable que consigamos el objetivo pretendido con la redacción y envío de esta.
Del mismo modo, también se recomienda el uso de la tercera persona para referirnos al destinatario y así conseguir una redacción más formal. En vez de utilizar “yo te recomiendo” sería mejor emplear la expresión “yo le recomiendo”. Aún así, si no se hace un abuso de la primera persona también se puede utilizar en algunas ocasiones, no está totalmente prohibido su uso en las cartas formales.
Como ya dijimos antes, la carta formal puede estar dirigida a alguien que conocemos, por ejemplo a nuestro jefe de trabajo, o por lo contrario a alguien no conocido, como podría ser la persona de selección de trabajadores de la empresa dónde queremos ser contratados. Pero independientemente de que el destinatario sea conocido o no o el grado de confianza que mantengamos con él, la carta formal deberá estar escrita utilizando términos formales.
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3. El mensaje se tiene que explicar de forma precisa
Con el propósito de conseguir que el mensaje sea claro es fundamental transmitir una idea principal, seleccionar un único objetivo que se pretende conseguir con el envío de la carta. De este modo y en relación al punto anterior evitaremos frases o contenido innecesario, de relleno y que distraiga de la idea principal.
Dado el caso de que sea necesario transmitir una información compleja o más extensa será mejor condensar y resumir el contenido, para que el mensaje sea preciso y cumpla la finalidad pertinente.
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4. Las cartas formales son de corta longitud, breves
Teniendo presente que la finalidad de las cartas formales es transmitir un mensaje de manera clara y concisa, es necesario que tanto la carta como los párrafos y frases utilizadas sean breves y lo más cortos dentro de lo posible.
Así pues se recomiendan cartas con pocos párrafos y cortos, con el propósito de evitar que el receptor se aburra, pierda la atención o interés y de este modo consigamos el objetivo que estamos buscando.
5. La información transmitida debe ser clara
Si queremos que el destinatario entienda el mensaje escrito en la carta será importante que las palabras, términos, frases e ideas expresadas no sean liosas o innecesariamente ambiguas, entorpeciendo así la comprensión y finalidad de la carta. De este modo, nuestro propósito será redactar un texto claro en el que solo se pueda interpretar una idea o mensaje, sin dar lugar a múltiples interpretaciones.
Se deben lograr dos tipos de claridad. Por un lado, se presenta la claridad visible que hace referencia a una presentación del escrito limpio, con buena letra si escribimos a mano y respetando la estructura de redacción adecuada.
Por otro lado, es necesario cumplir con la claridad semántica: utilizar frase e ideas que tengan sentido, evitando las que pueden generar más de una posible interpretación o las que son ambiguas.
6. Adecuada corrección
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta cuando redactamos cartas formales, teniendo presente que van dirigidas a una persona de autoridad y cuál es el propósito del mensaje que mandamos, es la corrección tanto gramatical como léxica.
La corrección gramatical se vincula a no presentar errores gramaticales, entendidos como el conjunto de reglas de la lengua que regulan el uso de esta, ni tampoco hacer faltas de ortografía; tendremos que estar especialmente atentos y revisar antes de mandar la carta.
Por otro lado, también será necesario una buena utilización del léxico haciendo un uso adecuado de las palabras y vocabulario pertinente sin que este sea malsonante o demasiado coloquial.
Del mismo modo, es importante que el léxico se adecue tanto al tipo de mensaje y a la persona destinataria, y que presente coherencia y adecuación dentro de la misma carta (or ejemplo, asegurarse de que los tiempos verbales coincidan).
También es preciso que se utilicen los signos de puntuación de manera pertinente, con la finalidad de que por una parte la lectura sea más sencilla y amena, y por otra, que el mensaje se entienda de forma clara.
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7. Expresión sencilla
No expresarnos de manera vulgar no significa hacer uso solo de palabras cultas o excesiamente técnicas si no es necesario ya que de este modo se puede perder el propósito de presentar un mensaje claro y entendible.
Así pues, podemos utilizar palabras y términos de uso cotidiano, pero sin perder de vista a quién va dirigida la carta.
8. Estructura y partes de la carta formal
La carta formal debe estar constituida por las siguientes partes: el membrete, se sitúa en la parte izquierda y se refiere a las datos de la persona que envía la carta; el destinatario, hace referencia a los datos de la persona a quien enviamos la carta; el lugar y fecha de redacción, aparecerá en la extremo superior derecho citando primero la ciudad seguida de la fecha; el encabezado, nos dirigiremos al destinatario de manera respetuosa utilizando términos formales y de cortesía como “estimado sr. y nombre completo “seguido siempre de dos puntos.
A continuación del encabezado aparecerá la introducción donde se hará mención de manera concisa cual es el propósito de la carta; el cuerpo lugar donde se desarrollará el mensaje principal de la carta, es la parte más extensa; la despedida o cierre, utilizando términos cordiales y de cortesía como por ejemplo “atentamente” o “un cordial saludo” y por último la firma donde normalmente aparecerá el nombre y el cargo de la persona que envía la carta.
Normalmente, la estructura de la carta formal presenta elementos de protocolo. Con elementos de protocolo nos referimos por ejemplo a presentar, hacer referencia al cargo profesional que ocupan o realizan tanto el emisor como el receptor.
Tipos de cartas formales
En este apartado haremos referencias de algunos tipos de cartas formales según la finalidad o el objetivos que queramos conseguir con ella:
- Carta formal de renuncia: cuando queremos dejar el puesto de trabajo en el que estamos.
- Carta formal de reclamación, con la finalidad de comunicar alguna queja o desacuerdo.
- Carta formal de agradecimiento, para expresar gratitud.
- Carta formal de petición, con el propósito de solicitar algo.
- Carta formal de invitación, como invitación a un evento.
- Carta formal de presentación, presentada normalmente junto al currículum donde se expresan habilidades, estudios y experiencia, así como por qué nos interesa el puesto de trabajo.
