Si bien desde fuera puede parecer que las empresas se organizan todas de la misma manera, lo cierto es que hay diferentes tipos de estructuras en función del tamaño y las actividades que en ellas se realizan.
Algunas pueden estar más jerarquizadas, habiendo gerentes encargados de diferentes departamentos que, a su vez, tienen otros gerentes encargados de reportar todo lo que en ellos se hacen. Otras, en cambio, pueden prescindir por completo de esa jerarquía e, incluso, se podría decir que no hay gerencia alguna.
Existen diferentes tipos de sistemas de organización, cada uno con sus peculiaridades e idoneidad según el caso. A continuación los vamos a descubrir.
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¿Qué es el sistema de organización de una empresa?
Los sistemas de organización son las estructuras sobre las que se configuran las organizaciones. Este tipo de estructuras definen cómo está conformada cada división de una empresa, la jerarquía de quién reporta a quién y cómo fluye la comunicación en los diferentes niveles de la organización. Con un sistema de organización bien definido todos los trabajadores conocen qué se espera de ellos y a quién deben informar puesto que está la jerarquía está bien delimitada y hay fluidez en la comunicación de los diferentes niveles.
Existen varios tipos de sistemas de organización que, si bien hay quienes opinan que unos son mejores que otros, lo cierto es que en el ámbito laboral cada uno se adapta mejor a la organización en función de las actividades que se realicen en ella, su tamaño y otros factores.
Tener un sistema de organización bien definido aporta muchos beneficios, entre ellos una mejor eficiencia, mayor productividad y una toma de decisiones fluida, motivo por el cual es necesario conocer y escoger el sistema de organización más adecuado para cada caso.
Tipos y características de los sistemas de organización
Como decíamos, existen distintos tipos de sistemas de organización, unos más adecuados que otros en función de las características de la organización. Aquí vemos los principales tipos que existen, además de poner algunos ejemplos de la vida real.
1. Sistema funcional
En el sistema funcional se encuentran varios departamentos especializados, como ventas, finanzas y operaciones. En la cima de la jerarquía departamental hay un gerente que supervisa a todos los departamentos.
El flujo de comunicación es bastante claro y básico, puesto que cada empleado se encarga de informar o reportar de sus actividades a su jefe. A su vez, los jefes de cada departamento reportan a la alta gerencia, es decir, el gerente que supervisa toda la estructura.
Como la organización está segmentada en departamentos especializados sus trabajadores también se especializan, lo cual contribuye a que haya una ruta muy bien establecida hacia su crecimiento. Como cada empleado tiene muy claro lo que tiene que hacer y no se sale de su ámbito de intervención no hay lugar para ambigüedades.
Sin embargo, de la misma manera que esta estructura tiene estas ventajas tiene como inconveniente principal que la comunicación interdepartamental es complicada, en muchos casos inexistente puesto que todos reportan hacia arriba. Como consecuencia negativa de ello es que la puesta común de ideas es poco frecuente, a excepción de cuándo la alta gerencia interviene.
2. Sistema divisional
En el sistema divisional la organización se encuentra dividida en equipos de trabajo, cada uno trabajando en proyectos diferentes. En este tipo de sistema de organización se pueden incluir muchos tipos diferentes de equipos.
Los equipos son creados a propósito, pensando en abordar proyectos específicos y significativos para el desempeño y progreso de la empresa. Por ejemplo, una compañía automovilística podría tener diferentes equipos separados, cada uno dedicado en el desarrollo de un modelo de coche distinto.
Cada equipo de proyecto recibe la supervisión de un director, pero teniendo también autonomía dentro de la organización. Gracias a que cada equipo de trabajo se dedica en exclusiva a su proyecto los empleados pueden familiarizarse profundamente con el trabajo de su equipo.
Sin embargo, el punto débil de este tipo de organización se asemeja mucho al de la del sistema funcional. Las divisiones de la organización conocen plenamente el trabajo de sus compañeros dentro del equipo de proyecto, pero no conocen lo que hacen los demás equipos ni tampoco suele haber una comunicación entre ellos.
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3. Sistema matricial
El sistema matricial es una combinación de los dos sistemas anteriores. El sistema de negocio se configura como uno de tipo funcional desde arriba, esto es, teniendo una jerarquía tradicional y con departamentos especializados.
Sin embargo, al poner la lupa en los departamentos podemos observar que cada uno de ellos se organiza divisionalmente, habiendo diferentes equipos encargados de llevar adelante diferentes proyectos.
Este sistema es complejo, con lo cual requiere bastante planificación además de desarrollar una comunicación interna fluida y rápida para evitar cualquier malentendido, pero gracias a su complejidad se eliminan muchos problemas asociados a las modalidades divisional y la funcional.
Este tipo de organización permite que la comunicación llegue a las personas adecuadas y en el momento idóneo. Los trabajadores reciben la información rápidamente, aumentando así la productividad, además de que al estar todas las partes de la empresa comunicadas entre sí permite el pensamiento holístico gracias a que todos los equipos conocen lo que los demás hacen. Añadido a esto, se fomenta la colaboración cruzada.
Sin embargo puede surgir un problema asociado a este tipo de estructura. Si bien hay una cierta estructura jerárquica, de abajo hacia arriba, el hecho de que todos los implicados estén intercomunicados puede traer consigo el inconveniente de que no se sabe muy bien a quien se tiene que reportar cuando se realiza una determinada tarea.
4. Sistema plano
Por último tenemos el sistema plano en el que, como su propio nombre viene a sugerir, “aplana” gran parte de la jerarquía, haciendo que los trabajadores gocen de una mayor autonomía. Aunque pueden tener estructuras formales, en las empresas con un sistema de organización plano se suele dividir el trabajo configurando equipos de trabajo temporales.
No se debe pensar que en este sistema no hay jerarquía en absoluto. Siguen habiendo empleadores y empleados, puesto que siguen existiendo altos directivos quienes dirigen la operación. No obstante, este sistema trata de evitar por completo las estructuras jerárquicas tradicionales, las cuales han estado asociadas muchas veces a problemas de comunicación.
En el sistema plano se evita esto, y de hecho en ella hay un importante incremento de la comunicación entre los equipos, eliminando los problemas de comunicación que pueden darse cuando los mensajes viajan por una estructura jerárquica demasiado extensa pero confusa.
Pero a pesar de que tiene sus ventajas y que muchos lo consideran como el sistema idóneo para toda empresa, en la práctica el sistema plano no puede ser aplicado en grandes organizaciones.
Este sistema es difícil de mantener cuando la empresa crece y necesita de sistemas de comunicación más estructurados y, por lo tanto, jerárquicos. Además, los trabajadores en este tipo de organización pueden sentirse abrumados al tener que hacer demasiadas tareas diferentes y no tener muchas posibilidades de ser ascendidos.
