El departamento de Recursos Humanos de una organización es uno de los aspectos básicos que permite el buen funcionamiento de la empresa.
Sin embargo, a menudo se tiene una visión demasiado simplista de las tareas que tienen lugar en él, asumiendo que todo se reduce a seleccionar personal, formar de vez en cuando y hacerse cargo de ciertas tareas administrativas relacionadas con los trabajadores.
Nada más lejos de la realidad. Dentro de un departamento de RRHH pueden darse (y de hecho se dan siempre, en el caso de las empresas de tamaño mediano y grande) procesos de trabajo variados y a veces muy complejos, dado que tienen que ver con el elemento que más potencial contiene en cualquier organización: las personas.
Teniendo en cuenta esto, a lo largo de este artículo encontrarás una serie de principios básicos que debe tener en cuenta cualquier departamento de RRHH.
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Claves para el éxito en un departamento de RRHH en una empresa
Estos son varios de los elementos más importantes para que un departamento de RRHH funcione correctamente y dé cobertura a todas las áreas de trabajo de una organización.
1. Poner mucho énfasis en la prevención de riesgos laborales
No es solo cuestión de ajustarse a la normativa: un lugar en el que los trabajadores pasan mucho tiempo no puede permitirse no velar por su integridad en todos los aspectos posibles.
Por no decir que si un espacio de trabajo es percibido como intrínsecamente amenazante por las condiciones en las que se está, poco o nada se puede hacer para compensar eso en términos de satisfacción y predisposición a tener mentalidad de equipo.
2. No olvidar la importancia de las relaciones informales
Las relaciones informales que establecen entre ellas las personas de una organización son tan importantes o más que las relaciones formales que quedan sobre el papel, plasmadas en la estructura del organigrama.
Olvidar esta faceta de la realidad de las empresas implica darle la espalda a las dinámicas que dan lugar al clima laboral, a la aparición de conflictos en el puesto de trabajo, a los flujos de información utilizados para trabajar, etc.
Por ello, conocer bien estas relaciones ayuda tanto a detectar oportunidades como a detectar problemas a tiempo, como por ejemplo: sistemas de promoción en los que siempre ascienden los mismos, formas de trabajo que propician el conflicto y la difusión de rumores para dañar a alguien, personas con influencia que tienen una filosofía de trabajo demasiado intrusiva, etc.
3. No asumir que todos los incentivos deben ser económicos
Es cierto que potenciar los incentivos económicos suele ser una apuesta relativamente segura, en el sentido de que normalmente no produce nuevos problemas si no los hay ya.
Sin embargo, a veces resulta un gasto ineficiente, y asumir que por defecto todos los sistemas de incentivos deben basarse en esto implica perder oportunidades a la hora de conectar con los trabajadores o de generar comunidad a partir de incentivos que pueden resultar tan o más estimulantes que los basados en dinero. También hay que valorar otras opciones adaptadas a los valores y a las fuentes de motivación de las personas que forman la organización.
4. Ir más allá de las entrevistas de trabajo
Las entrevistas no son los únicos recursos con los que cuentan los profesionales de Recursos Humanos a la hora de realizar procesos de selección de personal; afortunadamente, existen muchas herramientas adaptables a diferentes necesidades.
5. Desarrollar buenos métodos de evaluación del desempeño
En esto no existen recetas mágicas: cada organización debe aplicar sus propias formas de evaluar el desempeño de los trabajadores, teniendo en cuenta sus características y objetivos en cuanto a metas de productividad. Eso sí, existen una serie de criterios y de principios de los que los profesionales de RRHH pueden partir para establecer su propia fórmula.
6. Disponer de un sistema de base de datos eficiente
Puede parecer simple, pero fallos en este aspecto suponen perder mucho margen de maniobra y agilidad a la hora de gestionar la información sobre los trabajadores.
7. Contar con un buen método de análisis de puesto de trabajo
El análisis de puestos de trabajo sirve para muchas cosas. Por ejemplo, para saber qué perfil de candidatos buscar a la hora de emitir ofertas de empleo y de seleccionar personas, para detectar fallos de tipo ergonómico o de workflow en una cadena de tareas en equipo, o para prever los posibles riesgos de ese tipo de tareas.
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8. Crear planes de formación orientados a objetivos
Los departamentos de RRHH que realmente ayudan a cubrir las necesidades de una organización y de su personal no se contentan con crear programas de formación “que suenen bien”: se preocupan por que esas iniciativas de aprendizaje y/o entrenamiento respondan a finalidades concretas que encajan con el contexto en el que se trabaja.
Es decir, deben estar diseñados teniendo en mente las funciones que, al terminar, deben saber realizar quienes han pasado por ese proceso de preparación.
9. Saber establecer los canales de comunicación adecuados
En muchas organizaciones, al contener a muchas personas, se suele caer en el error de dar por supuesto que todos los trabajadores terminarán enterándose espontáneamente de todo lo que necesitan saber para llevar a cabo bien su trabajo, o para involucrarse en las actividades que tienen lugar en la empresa.
Es un grave error que causa problemas constantemente, por lo que en vez de ir poniendo parches una vez se han producido los malentendidos, hay que asegurarse de que ya existe un sistema de comunicación constante y fluida que forme parte de la estructura de la organización.
10. No olvidar los pequeños detalles de la gestión administrativa
Sí, es cierto que una parte de las tareas que tienen lugar en un departamento de RRHH consisten en tareas aparentemente simples basadas en lo que vulgarmente se conoce como “papeleo”. Sin embargo, no hay que olvidar que si no se domina esta área de trabajo, todo lo demás es imposible.
Por ello, hay que contar con profesionales preparados para saber qué hacer en todo momento en este aspecto, sin dejar espacio a la ambigüedad y a confiar que todo esté bien aunque sea por casualidad.
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