En toda organización es necesario que se lleven a cabo una serie de actividades para que la empresa siga adelante, además de poder cumplir con las metas que se propone y ofertar los productos y servicios en los que se especializa.
Si bien podríamos hablar de cientos de funciones que se llevan a cabo dentro de una empresa, la realidad es que son solamente una quincena las se dan si las agrupamos en funciones más genéricas.
A continuación vamos a descubrir cuáles son las principales funciones de oficina y cuál es su importancia para el conjunto de toda organización.
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Las 15 funciones de oficina (características y áreas de trabajo)
En toda organización hay varios empleados ejerciendo diferentes funciones. Cada uno de ellos está especializado en su campo, el cual puede requerir de algún tipo de formación más o menos alta y necesaria para llevar a cabo la función que realizan en la organización. Sus funciones son muy diversas, abordando aspectos como la administración, el inventario, la gestión de finanzas, la selección de empleados o la distribución del correo.
Las organizaciones se pueden describir como organismos en los que si alguna de sus partes no trabaja adecuadamente, el conjunto fallará o será menos funcional. Por eso es fundamental que los trabajadores de la empresa dominen las habilidades que se espera de ellos a la hora de llevar a cabo las tareas que se les ha asignado, haciendo uso de una buena comunicación oral, capacidad de organización, redacción de documentos y conocimientos de ofimática. Todas estas habilidades se relacionan con las 15 funciones de oficina principales que veremos a continuación.
1. Planificación
La planificación ocupa el primer lugar en nuestra lista puesto que es la tarea más importante dentro de una organización. Esta implica definir qué métodos y estructuras organizacionales se van a llevar a cabo en la empresa, estableciendo con claridad el plan de negocios esperado.
Aunque existen herramientas tecnológicas que ayudan a concretar los métodos planteados en el plan de negocios y repartir tareas entre los miembros del personal, es fundamental que ya desde un principio se haya establecido una buena planificación. Si no se empieza con buen pie, es difícil poder alcanzar los objetivos de negocio que la organización quiere lograr.
Las personas que se encarguen de llevar a cabo la planificación deben poseer una visión de negocios clara, además de conocer en profundidad cuál es la jerarquía dentro de la empresa y las fortalezas y debilidades de los miembros que se creen adecuados para los objetivos que se les pide.
2. Redacción de documentos
En toda oficina se escribe y mucho. Una de las tareas que más tiempo ocupa a los trabajadores de empresas es la redacción de informes y documentos relacionados como la transcripción de conversaciones y reuniones importantes, además de dejar acta de las mismas. También se redactan y registran aspectos como las fiscalizaciones y revisiones de inventario.
En la redacción de documentos también se incluye la elaboración de guías y protocolos para ayudar a los trabajadores, noveles y veteranos, a entender qué deben hacer en cada supuesto o tarea que se les solicite. En ellos se pueden también detallar aspectos como antecedentes, avances, resultados, ventajas y desventajas de aplicar un método u otro en una situación concreta significativamente importante para la empresa.
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3. Asistir a reuniones
¿Qué es una empresa sin las famosas reuniones empresariales? En toda organización se llevan a cabo encuentros entre los miembros de un equipo de trabajo, en los cuales se intercambian ideas, comparten presentaciones, presentan informes y reportes sobre proyectos en curso.
Estas reuniones se celebran con el objetivo de poner los puntos de vista en común y alinear sus miras para la consecución de una meta o finalización de un proyecto determinados. En ellas se intenta marcar la dirección que los trabajadores deben seguir para trabajar en un mismo objetivo, de forma coordinada y sin que se repitan tareas inútilmente entre ellos. Por ello, en las reuniones se asignan roles, tareas y plazos de entrega de cada una de ellas.
Lo que se comenta en las reuniones queda registrado en actas o minutas para su archivo. Su frecuencia, duración y aspectos a comentar son delimitados por la propia organización y los asistentes de las reuniones. Por ejemplo, hay empresas en las que se llevan a cabo reuniones diariamente, mientras que en otras son semanales, bisemanales, mensuales… La frecuencia de las reuniones dependerá de las necesidades de cada empresa y de qué se comente en ellas.
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4. Programación de reuniones
La reunión, presencial u online, es solo la punta del iceberg. Detrás de cada una de ellas hay mucha preparación, invirtiendo tiempo y recursos para aclarar de qué se va a hablar o lo que se va a hacer en ellas.
Puede que parezca sencillo, pero deja de serlo si pensamos en que quien se encarga de programar tales reuniones tiene que estar pendiente del proyecto del que se va a hablar, quienes son las personas que interesa que asistan y qué horarios les va bien.
Programar reuniones no implica únicamente decidir lugar, hora y asistentes, sino también asegurarse de que los asistentes van a poder acudir y que la hora escogida no coincide con tareas u otras reuniones todavía más importantes. Además, implica decidir si el tema del que se quiere hablar es lo suficientemente importante como para ser tratado en una reunión, sea presencial u online, puesto que nadie quiere hacer reuniones para cosas que se podrían comentar por chat o correo electrónico.
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5. Revisión del correo organizacional
Otra función de oficina es la revisión del correo electrónico de la organización. De primeras suena algo simple, pareciendo que implica solamente en abrir correos que recibimos desde diferentes niveles de la empresa donde trabajamos. Sin embargo, lo cierto es que se trata de una de las actividades que más tiempo nos pueden tomar, habiendo estudios que indican que de media nos pasamos un promedio de 20,5 horas semanales haciendo esta tarea.
Los correos que nos envían nuestra empresa deben ser leídos en profundidad, apuntando los aspectos importantes que nos digan nuestro jefe o compañeros y estar pendiente de que no se nos traspapele ningún mensaje importante. También debemos responderlos, puesto que no queda demasiado profesional ni cordial no dar una respuesta de gratitud o un mínimo comentario de que hemos recibido tal mensaje tanto a un superior como a un subordinado.
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6. Distribución del correo de la empresa
La distribución del correo en la empresa es una tarea en la que no se requiere una extensa formación, aunque sí implica mucha responsabilidad. Se debe tener un gran sentido de urgencia, buena organización y conocer todos los departamentos, oficinas y puestos de importancia dentro de la empresa para entregar la información a las personas que le conviene y lo antes posible.
Entre los documentos y otros artículos que pueden estar esperando los empleados de la organización incluyen facturas de los proveedores, cartas de respuesta de un órgano gubernamental, tarjetas de crédito, diseños, folios, dispositivos electrónicos como tarjetas gráficas y materias primas.
7. Logística
La logística tiene que ver con el transporte de todas las mercancías relacionadas con la empresa, tanto su llegada a la empresa como salida a otras y almacenaje.
Dentro de esta función también se encuentra la de interactuar con los proveedores para que nos dispensen materias primas fundamentales en la fabricación de productos y servicios ofertados por la organización. Quien se encarga de la logística tiene como objetivo asegurarse de que la empresa tiene todo lo necesario para mantener la producción.
8. Atención de llamadas
El teléfono sigue siendo uno de los medios de comunicación más usados y el mundo empresarial no es ajeno a esto. La atención de llamadas es una función primordial en toda organización, siendo la forma en la que se comunica con clientes, proveedores o entre los propios compañeros de trabajo.
Esta función no es tan simple como parece. Para ejercerla adecuadamente, se requiere de cierto grado de protocolo puesto que, sobre todo de cara a los potenciales clientes, esta es la primera forma de contacto de muchos de ellos, tanto los que llaman a la empresa como los que son llamados para informarles de sus ofertas (teleoperador). Deben respetarse las normas de cortesía, mantener un tono institucional y vigilar el volumen de voz y vocabulario.
Quien se encargue del teléfono debe estar pendiente de lo que le dice la persona con la que está hablando, sea un proveedor o un cliente. Mientras se lleva a cabo esta función, el teleoperador debe anotar cuánta más información mejor relacionada con su interlocutor, a fin de expandir la base de datos de contacto de la empresa con un potencial cliente o un proveedor interesante.
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9. Atención al cliente
La atención al cliente consiste en atender físicamente a los clientes con respecto a las preguntas y dudas que tengan acerca un servicio o producto que oferta la organización.
Se trata de una de las funciones más sensibles en las empresas, puesto que en función del trato que se le dé a los clientes y cómo de eficaz se sea resolviendo sus dudas o quejas sobre productos o servicios estos quedarán satisfechos o no.
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10. Organización de archivos
La organización de archivos es un aspecto clave en las empresas, tanto si se hace en formato papel como digital.
De una u otra forma, toda actividad en la empresa genera algún tipo de documento que debe conservarse como facturas, actas, notas, minutas, reportes de ventas, informes impresos… Esta información debe catalogarse, archivarse y resguardarse, en función de su nivel de importancia y si es probable su consulta de cara al futuro.
11. Impresión y copia de documentos
La impresión de documentos es justo eso, imprimir los archivos que sean necesarios tenerlos en formato físico y hacérselos llegar a los trabajadores adecuados.
Esta función se acopla con la de organizar archivos, puesto que también puede ser necesario imprimir documentos almacenados previamente en formato digital para tener una copia física de repuesto y guardarla en el lugar adecuado.
12. Selección de personal
Ninguna empresa conserva permanentemente a sus trabajadores, ya sea porque ellos mismos deciden irse, son despedidos o, simplemente, fallecen. La gente viene y va, y es necesario contratar a nuevos empleados para que esta pueda trabajar al máximo rendimiento posible. La selección de personal consiste en escoger a los futuros trabajadores de entre los posibles candidatos.
Las tareas relacionadas con la selección de personal tenemos que entrevistar a los candidatos, mirar sus currículums, investigar su huella digital y confirmar que sus referencias son verdaderas.
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13. Inventario
La función de inventario implica averiguar de qué recursos dispone la empresa y si necesita algún objeto o elemento en concreto para poder llevar a cabo adecuadamente sus funciones. Quien hace inventario se encarga de averiguar si falta material de oficina, equipos, muebles, materiales de limpieza o cualquier otro elemento.
También es parte del inventario informar acerca de ingresos y egresos de recursos, como pueden ser fallos o daños que hayan tenido algunos de ellos o si se tiene la sospecha de que hay trabajadores que están llevándose material de oficina a casa. Todo esto quedará registrado en un informe en donde se detalle la situación de los recursos y posibles necesidades ocurridas ante su escasez en caso de haberla.
14. Gestión de finanzas
La gestión de finanzas consiste en asegurarse de que el dinero que maneja la organización cumple con su ciclo de vida esperado, comprando y vendiendo los productos y servicios que la empresa necesita y oferta e invertiéndolo sabiamente. Esto implica también guardar todas las facturas, enviarlas a las personas que conviene, registrarlas y hacer los pagos administrativos necesarios.
15. Administración
Con administración nos referimos a las cuestiones más relacionadas con el papeleo, como por ejemplo las cuestiones legales y la burocracia. Es necesario que la empresa sepa muy bien qué aspectos legales debe cumplir, además de tener en cuenta los modelos y documentos a rellenar y presentar ante la administración del estado para confirmar que sus actividades son lícitas.
